Guide til Planlægning Pro

Planlægning Pro
Intro
EazyProject Planlægning Pro er projektlederens visuelle værktøj til planlægning af medarbejdere. 
På denne side finder du en guide, til at hjælpe dig godt i gang med Planlægning Pro.

Det anbefales at anvende nyeste Internet browser-versioner (og gerne Google Chrome), for at få den bedste og hurtigste bruger-oplevelse.

Sådan planlægger du:
Overordnet skal cursoren placeres i startdato og med venstre museknap holdt nede, trækkes musen mod højre, til slutdatoen nås.
Udfyld popup-vinduet med relevante data og så er den planlægning klaret.

Nedenfor er en yderligere uddybning af hvordan der planlægges og hvilke muligheder der er.

Visning projekter/medarbejdere
Der findes to typer visning, Vis projekter og Vis medarbejdere.
Visningen ændres ved at klikke Vis projekter eller Vis medarbejdere øverst til venstre for dato-overskrifterne.

Vis projekter
Viser strukturen projekt, opgave, planlagte medarbejdere

Vis medarbejder
Viser strukturen planlagte medarbejdere, projekt, opgave

Filtrer
De mange filtrer bruges til at afgrænse Planlægning Pro's visning. Alle filtre er af typen multiselect, så det er muligt at vælge flere værdier i alle felterne. Dermed er det muligt at afgrænse visningen meget specifikt med kombinationsmulighederne på tværs af filtre.

OBS, filtrene huskes selvom du har været logget ud.

Visningen "Vis projekter"


Kundefilter
Her kan der begrænses til, at få vist alle projekter som er tilknyttet den eller de valgte kunder 

Projektfilter
Her kan der begrænses til kun, at få vist de projekter der er valgt.
Bemærk, mindst et projekt skal være valgt her, før at indhold i kolonnen "Planlagt og estimat" kan beregnes.

Projektstatusfilter
Benyttes dette filter, er det muligt f.eks at få vist både aktive og planlagte projekter og dermed se et samlet belastningsoverblik for aktive og forventede projekter

Medarbejderfilter
Dette filter kan anvendes til at begrænse visningen af projekter, opgaver og medarbejdere.
Hvis en medarbejder vælges, vises kun projekter/opgaver hvor denne medarbejder er tilknyttet med planlægning i den valgte visning.
D.v.s. er medarbejder X valgt og der vises August måned, vises kun projekter/opgaver hvor medarbejder X er planlagt til at arbejde i August måned.
Under hver opgave vises kun de valgte medarbejdere.

Projektlederfilter
Med dette filter vises projekter for den/de valgte projektledere.

Projekttypefilter
Projekttypefiltret giver mulighed for at foretage en porteføljevisning i forhold til de prædefinerede projekttyper, altså visning af alle projekter med den/de valgte projekttyper.

Projektgruppefilter
Her kan der begrænses til, at få vist alle projekter som er tilknyttet den eller de valgte projektgrupper

Afdelingsfilter
Dette filter kan anvendes til at begrænse visningen af projekter, opgaver og medarbejdere.
Hvis en afdeling vælges, vises kun projekter/opgaver hvor denne afdelings medarbejdere er tilknyttet med planlægning i den valgte visning.
D.v.s. er afdelingens medarbejder X valgt og der vises August måned, vises kun projekter/opgaver hvor medarbejder X er planlagt til at arbejde i August måned.
Under hver opgave vises kun de valgte medarbejdere.

Kompetencefilter
Dette filter kan anvendes til at begrænse visningen af projekter, opgaver og medarbejdere.
Hvis en kompetence vælges, vises kun projekter/opgaver hvor denne medarbejdere med denne kompetence er tilknyttet.
D.v.s. er kompetence X valgt og der vises August måned, vises kun projekter/opgaver hvor medarbejderen har kompetence X.

Visningen "Vis medarbejdere"


Der vises som udgangspunkt alle medarbejdere, der ikke er afsluttet og er tilknyttet mindst et projekt.
Under hver medarbejder vises kun projekter medarbejderen er projektmedlem på, denne projektliste kan yderligere afgrænses via søgefiltre.

Kundefilter
Her kan der begrænses til, at få vist alle projekter som er tilknyttet den eller de valgte kunder 

Projektfilter
Her kan der begrænses til kun, at få vist de projekter der er valgt.

Projektstatusfilter
Benyttes dette filter, er det muligt f.eks at få vist både aktive og planlagte projekter og dermed se et samlet belastningsoverblik for aktive og forventede projekter

Medarbejderfilter
Dette filter kan anvendes til at begrænse visningen af medarbejdere.
Derudover vises kun projekter/opgaver hvor denne medarbejder er tilknyttet med planlægning i den valgte visning.
D.v.s. er medarbejder X valgt og der vises August måned, vises kun medarbejder X og kun projekter/opgaver hvor medarbejder X er planlagt til at arbejde i August måned.

Projektlederfilter
Med dette filter vises projekter for den/de valgte projektledere.

Projekttypefilter
Projekttypefiltret giver mulighed for at foretage en porteføljevisning i forhold til de prædefinerede projekttyper, altså visning af alle projekter med den/de valgte projekttyper.

Projektgruppefilter
Her kan der begrænses til, at få vist alle projekter som er tilknyttet den eller de valgte projektgrupper

Afdelingsfilter
Dette filter kan anvendes til at begrænse visningen af medarbejdere.
Hvis en afdeling vælges, vises kun medarbejdere hvor denne afdelings medarbejdere er tilknyttet med planlægning i den valgte visning.

Kompetencefilter
Dette filter kan anvendes til at begrænse visningen af medarbejdere.
Hvis en kompetence vælges, vises kun medarbejdere hvor denne kompetence er tilknyttet.

Belastning pr. uge (i bunden af siden)


Medarbejderfilter
Dette filter kan anvendes til at begrænse visningen af medarbejdere.

Afdelingsfilter
Dette filter kan anvendes til at begrænse visningen af medarbejdere.
Hvis en afdeling vælges, vises kun medarbejdere hvor denne afdelings medarbejdere er tilknyttet med planlægning i den valgte visning.

Projektstatusfilter
Benyttes dette filter, er det muligt f.eks at få vist både aktive og planlagte projekter og dermed se et samlet belastningsoverblik for aktive og forventede projekter

Som udgangspunkt vises alle medarbejdere, hvor der er oprettet planlagt tid i den valgte periode (også ferie/fravær).
Vises August måned vises altså kun de medarbejdere, hvor der er oprettet planlægning i August.

Åben/luk af projekter og opgaver
Projekter og opgaver (med underopgaver) kan åbnes og lukkes ved at klikke på det lille pil ikon til venstre for navnet.
Åben/luk huskes selvom du har været logget ud.

Tilføj medarbejder
Ved at klikke på billedikonet med et plus, vises allerede allokerede medarbejdere og deres planlægning. Dette er gældende både for projekt og opgaveniveau.

Planlæg hvis medarbejderen allerede er allokeret til opgaven.
Ud for medarbejderen på opgaven/projektet, placeres cursoren på den dag, hvor planlægningen ønskes startet. Mens venstre museknap holdes nede flyttes cursoren mod højre indtil slutdatoen for planlægningen nås. Den valgte periode markeres med en grøn farve. 

Når museknappen slippes, åbnes et popup-vindue, hvor den valgte periode vises i redigerbart datoformat, der er en dropdown med planlægningstyper (se beskrevet enkeltvist nedenfor) og et felt til indtastning af værdien i forhold til den valgte planlægningstype, enheden står beskrevet i overskriften. 

Når popup-vinduet gemmes, er perioden planlagt med den planlægningstype som er valgt og den samlede belastning på tværs af alle projekter/opgaver for brugeren kan se i bunden af Planlægning Pro.

Det er muligt at oprette flere af hinanden uafhængige planlægningsperioder på samme opgave/projekt endda med forskellige planlægningstyper og belastning. 

Planlæg hvis medarbejderen IKKE allerede er allokeret til opgaven.
Ud for den opgave (eller projekt), som der ønskes planlagt for, placeres cursoren på den dag, hvor planlægningen ønskes startet. Mens venstre museknap holdes nede flyttes cursoren mod højre indtil slutdatoen for planlægningen nås. Den valgte periode markeres med en grøn farve. 

Når museknappen slippes, åbnes et popup-vindue, hvor den valgte periode vises i redigerbart datoformat, der er en dropdown med planlægningstyper (se beskrevet enkeltvist nedenfor) og en dropdown med medarbejdere. Vælg den ønskede planlægningstype og den eller de medarbejdere der skal planlægges på opgaven eller projektet. 
Det er muligt at søge på medarbejdere i dropdown'en. 

Alle medarbejdere der vælges på denne måde får samme planlægningstype og det er naturligvis muligt at have forskellige belastninger på medarbejderne. Skal medarbejderne have forskellig planlægningstype, skal de oprettes separat.


Planlægningstyper
Der er tre forskellige planlægningstyper at vælge imellem og det er muligt at benytte flere forskellige typer på samme medarbejdere og samme projekt/opgave. Planlægningstyperne giver forskellige belastning modeller og udregninger. Fælles for alle er, at der tages højde for weekender og planlagt fravær (kun det nye fraværsmodul) og ferie/fravær planlagt via kalenderen.
 
Budget i alt fordelt pr. dag
For hver medarbejder tastes et budget på hvor mange timer der må benyttes til at udføre opgaven. I forhold til det valgte antal dage fordeles timerne jævnt i perioden. Registrerer brugeren tid på denne opgave, vil dette have en direkte indflydelse på fremtidig planlægning. 
Har brugeren fået allokeret 15 timer henover de næste 5 dage, giver det en daglig belastning på 3 timer. Hvis der den første dag tidsregistreres 7 timer, bliver de resterende 8 timer fordelt på de sidste 4 dage ( 2 timer pr. dag). 

% af normtid pr. dag
Med denne planlægningstype ses der på den enkelte brugers dagsnormtid (sættes på brugeren). Er der valgt 50% af normtid og medarbejderen har 4 dage med 8 timer og en dag 5 timer på en uge, så vil medarbejderen blive belastet med 4 timer hver de først fire dage og 2,5 time den sidste dag. Ialt 18,5 time på ugen. Denne type tager ikke tidsregistreringerne med i beregningen.

Timer pr.  dag 
Antallet af timer tastet i feltet, bliver sat ind for hver dag i den valgte periode. Dvs. tastes der 3 timer pr dag for en 5 dages periode, så allokeres der i alt 15 timer. Denne type tager ikke tidsregistreringerne med i beregningen.

Farvetransparens i planlægningsbjælkerne
Det niveau som der planlægges på har en "solid farve". Er planlægningen i en solid farve, kan planlægningen redigeres, flyttes og ændres. Alle overliggende niveauer, vises der en transparent farve, for at indikere at der her er planlagt.

Ferie og fravær vises også med en "solid farve, farven sort", men redigeres via fraværsmodulet.

Belastnings overblik på tværs
Nederst i Planlægning Pro, vises belastningen pr medarbejder pr uge på tværs af alle planlagte projekter og opgaver.
Mouse-over viser detaljer for hvilke projekter/opgaver der giver den beregnet sum pr. uge.

Nedenfor ses en forklaring af hvordan Planlægning Pro kan tilpasses.

Zoom
Der kan zoomes i 7 forskellige niveauer der viser henholdsvis dage, uger og måneder. 
Der zoomes ved hjælp af den vandrette slider-bar.

Navigation
Ved hjælp af pilene er det muligt at "bladre" en måned af gangen enten frem eller tilbage.
Ved at klikke på "Huset" vises indeværende måned som første måned.

Tilpas (tandhjul-ikon)
Skærmbilledet kan tilpasses forskellige personlige indstillinger i denne menu.

Vis projekt- og opgavebjælker
Her kan der grafisk vises projekter og opgavers varighed, i forhold til start- og slutdatoer.
Dette illustreres ved en tynd "tidsbjælke" i toppen af hver projekt- og opgavelinie. 

Vis wbs
Her vises wbs (work breakdown structure) tallet foran hver opgave.
Wbs strukturen oprettet automatisk på baggrund af opgavernes sortering og indrykning.

Eksempel på wbs struktur: 

1 opgave
2 opgave
   2.1 opgave
   2.2 opgave
      2.2.1 opgave

Vis kolonnen budget & estimat
Her vises en ny kolonne med to tal, budget tid og estimat.
OBS, denne kolonne vises kun i "Vis projekter" visningen.

Tallet budget viser opgavebudgetter i timer. Projektbudget er summen af opgavebudgetter.
Tallet estimat viser summen af timer planlagt fra dags dato og frem + summen af tidsregistreringer mindre end dags dato

Vis kolonnen planlagt
Her vises en ny kolonne med to tal, planlagt og planlagt alt.
OBS, denne kolonne vises kun i "Vis projekter" visningen.

Tallet planlagt viser summen af timer planlagt fra dags dato og frem
Tallet planlagt alt viser summen af alle timer planlagt , også timer planlagt tidligere end "i dag".

Vis advarsel hvis ændring i planlægning
Hvis denne funktion er afkrydset hvis et rødt symbol ud for hvert projekt, hvis der foretages ændringer i planlægning, efter at der er overført estimater til bruger-allokering.

Vis faktorer
Her vises en ny kolonne med to tal, Ambitionsfaktor og Allokeringsfaktor.
Samtidig vises disse to faktorer i toppen af siden og er beregnet på baggrund af de viste projekter.
Ambitionsfaktoren er en indtastet værdi på projektet.
Allokeringsfaktoren beregnes således: planlagt salgspris / planlagt kostpris.
OBS, faktorer vises kun i "Vis projekter" visningen.

OBS - overfør estimat til bruger-allokering er flyttet
Overfør estimat er flyttet til hver projektrække.
Afkryds "Vis advarsel hvis ændring i planlægning" for at vise et symbol, der kan klikkes på for at overføre estimater til bruger-allokering.
Det beregnet estimat tal overføres til hver enkelt brugers "budget" - tallet findes under projektformular -> Bemanding.

Drag & Drop
Opgave kan nemt flyttes med musen og varighed ændres.

Flyt og ændre varighed
En opgaves varighed eller start/slut kan ændres via drag & drop eller ved at redigere en opgave og ændre dato(er).
Det nemmeste er at "trække" i opgavebjælkens start/slut for at ændre varighed eller trække i hele bjælken til højre/venstre for at forskyde opgavens periode.

Ændre planlægningstype
Dobbeltklik på en bjælke (udfor en medarbejder) for at åbne en redigeringsboks.
Ret planlægningstype og klik gem.

Skift/flyt medarbejder
Dobbeltklik på en bjælke (udfor en medarbejder) for at åbne en redigeringsboks.
Klik på "skift" under medarbejdernavnet.
Vælg den nye medarbejder og klik gem.

Opret projekt
Klik på det øverste plus-ikon (+) - ikonet der står i overskrift-linjen.
Et popup-vindue åbner hvor du kan indtaste projektnavn, kunde, Projektleder m.m..

Ret projekt
Klik på et projektnavn.
Popup-vindue åbnes hvor de forskellige informationer kan rettes.

Slet projekt
Klik på et projektnavn for at redigere projektdata. 
Klik på linket "Slet projekt" for at slette.

Bemærk, et projekt kan ikke slettes, hvis der er tidsregistreringer gemt på dette projekts opgaver.

Opret opgave
Klik på et projektnavn for at redigere projektet.
Klik på linket "Opret opgave" for at oprette en ny opgave. 
Et nyt popup-vindue åbnes, hvor opgave detaljer kan indtastes.

Ret opgave
Klik på et opgavenavn. Et popup-vindue åbner, hvor opgave data kan redigeres.

Slet opgave
Klik på et opgavenavn
Klik på linket "Slet opgave" for at slette.

Bemærk, en opgave kan ikke slettes, hvis der er tidsregistreringer gemt på denne opgave.

Faser
Faser vises ikke i selve Planlægning Pro.
En fase vælges pr. opgave og benyttes til at kunne rapportere på tværs af opgaver samt tilknytte en farve til en opgave/milestone.
Faser oprettes (og fasefarve vælges) pr. fase under menupunktet Projekter 
» Faser.

Afsluttede projekter og opgaver

Det er muligt at afslutte et projekt eller en opgave ved at klikke på enten projektnavnet eller opgavenavnet og her vælge en anden status.
Er et projekt afsluttet, kan det fremfindes v.h.a. filtret "Projektstatus".
Vær opmærksom på at afsluttede opgaver IKKE vises i Planlægning Pro. Er der i projektstatus filtret også valgt andre projektstatus end aktivt, vil de i projektfarven ud for projektnavnet yderst til venstre have farven grå, for at indikere at projektet ikke er aktivt.
 

Print

Planlægning Pro kan printes ved at klikke på print-ikonet øverst til højre. 
Du kan herefter vælge at printe eller gemme en pdf - dette afhænger af den Internet-browser du anvender.

TIPS
Det er muligt f.eks at lægge baggrundsbelastninger ind vedr. administrative opgaver eller support/driftsopgaver, hvor der ikke er et behov/ønske om at planlægge hver enkelt medarbejder i detaljer.

Brug planlægningstypen "% af normtid" og læg f.eks 20% ind på en opgave som support og 10% ind på en anden opgave til administration. Herefter kan der så planlægges på alle de andre opgaver og planlægningstyper og med det samme se konsekvensen af sin planlægning.

Det anbefales at anvende nyeste Internet browser-versioner (og gerne Google Chrome), for at få den bedste bruger-oplevelse.