Nedenstående guide er opdelt i 2 dele, heraf:
- Del 1: Til medarbejderen: Ferieoprettelse og -overblik.
- Del 2: Til administratoren: Oprettelse af ferie-fraværstype, jf. ferieloven.
Del 1: Ferieoprettelse og -overblik
For at oprette ferie jf. ferieloven skal du gå til:
Timer, km & udlæg > Ferie & fravær > Tryk “+ Opret fravær” (eller markér den ønskede fraværsperiode i kalenderen vha. drag & drop)
Vælg ferie-fraværstypen allokeret til ferieloven via drop-down menuen øverst til venstre under + Opret fravær.
Herefter kommer ferieoversigten til syne. Oversigten er bygget op således, at medarbejderen kan se sin faktiske feriesaldo, måned for måned.
Medarbejderen kan få en opsummering af, hvad der ligger til grund for feriesaldoen, ved at trykke på den givne måned.
Indtast start- og slutdato og tryk på Opret, så er ferien oprettet og registreret. Hvis du markerer din ferie i kalenderen, vil start- og slutdato være udfyldt for dig.
Ferieoverblik vha. dashboard
Feriewidgetten på dashboardet giver dig et saldooverblik, uden at du skal oprette ferie.
Tryk på Dashbord > find den widget, der hedder “Ferie/fravær”
Denne widget indeholder en samlet oversigt over saldi på alle de ferie- og fraværstyper, den enkelte medarbejder har.
Del 2: Oprettelse af ferie-fraværstype jf. ferieloven
Der skal oprettes en ny fraværsopgave og en tilhørende fraværstype jf. ferielovens rammer.
Gå til jeres ferie/fraværsprojekt og opret en ny opgave kaldet fx “Ferie”. Gå herefter til:
Administration > Diverse > Fraværsopsætning > tryk “opret ny ferie eller (…)”
Indtast navnet på fraværstypen, fx Ferie. Det er dette navn, medarbejderne ser, når de opretter ferie. Vælg herefter ferie/fraværsprojektet og den nyoprettede ferieopgave.
Resten skal oprettes som følgende:
- Afkryds boksen ud for Ny ferielov.
- Hvis medarbejderne må overskride optjeningen, kan du indtaste det tilladte antal dage ud for må overskride optjening med. (Hvis I har optjening i timer, er det timer, der angives.)
- Måned ved optjening pr. vil automatisk være udfyldt, når I vælger “Ny ferielov” (jf. trin 1), ligesom optjeningen vil være sat ind i hhv. dage og timer.
- Vælg “Optjening af dage pr. periode” eller “Optjening af timer pr. periode”, alt efter om I optjener og afholder ferie i timer eller dage. Tallene, der fremgår automatisk ved valg af “Ny ferielov”, er baseret på en 37 timers stilling med 5 ugers ferie. Hvis I har mere end 5 ugers ferie, skal tallet justeres i overensstemmelse med dette.
- Tryk Gem.
Når du har trykket Gem, skal du under 3. Opret periode, definere optjening- og afholdelses-perioderne.
- Tryk på Gem.
- I stedet for at indtaste næste periode, kan du blot trykke på kopierings-ikonet yderst til højre.
Nu mangler du kun at tildele fraværstypen til medarbejderne.
Tryk på medarbejderikonet, og alloker medarbejderne til den nye fraværstype.
EazyProject følger den gældende lovgivning, ligesom vil følger fagforeningernes anbefalinger.
Blandt andet tildeler vi først de optjente dage/timer, når de er optjent, dvs. optjening i fx marts vil være synlig i medarbejderes dashboard pr. 1. april.
Vær opmærksom på, at mange lønsystemer tildeler de optjente dage/timer forud, dvs. at optjening for marts allerede er synlig på marts måneds lønseddel. Dette kan bevirke, at der kan opstå uoverensstemmelser imellem den saldo, medarbejderen ser på hhv. sin lønseddel og i EazyProject.