Denne manual er lavet med udgangspunkt i EazyProjects standardflow for tidsregistranter; dette kan naturligvis afvige alt efter, hvordan I benytter EazyProjects funktioner.
Login
Første gang du logger ind i systemet, bliver du mødt af EazyProjects loginside. Her skal du indtaste brugernavn og adgangskode. Hvis systemet skal huske dine loginoplysninger, skal du afkrydse husk mig.
Når du har logget ind, vil du typisk se ugesedlen. Du kan selv vælge/redigere din startside i din brugerprofil.
Brugerprofil
Du finder din brugerprofil øverst til højre ved at klikke på profilikonet.
Her får du adgang til 2 faner: Stamdata og personlige data.
Under fanen stamdata kan du bl.a.:
- Ændre din adgangskode
- Tilføje et profilbillede
- Vælge en startside – den første side du ser, når du logger ind
- Vælge sprog, om systemet skal være på engelsk eller dansk
- Tilpasse dit layout ved at ændre linjeafstanden i
systemets opsætning - Vælge at aktivere 2 faktor login.
Under personlige data fanen kan du indtaste dine personfølsomme oplysninger. Du kan ligeledes få en oversigt over alle registrerede persondata, systemet har på dig.
Bemærk at de fleste ændringer kræver, at du logger ud og ind igen.
Timeregistrering
Ugeseddel
I ugesedlen har du en oversigt over de projekter og opgaver, du er bemandet til, og derved kan registrere tid på. Du kan tilgå ugesedlen:
Timer, km & udlæg > Ugeseddel
Her skriver du antal timer/minutter i feltet ud for opgaven på den pågældende ugedag.
Systemet gemmer automatisk, når du klikker væk fra feltet.
Dagstotalen på tværs af opgaver vises øverst og nederst. Det er muligt både at registrere i decimaler (3,5 = 3 timer og 30 min) og i timer/minutter (3:30 = 3 timer og 30 min). Systemet vil dog gemme og vise registreringerne i decimaler, hvor et kvarter er 0,25.
Hvis man klikker på den lille taleboble, kan man tilføje en kommentar til tidsregistreringen.
Tilpas din ugeseddel
Du har forskellige indstillingsmuligheder i din ugeseddel, så du kan skabe det overblik, som du har brug for. Behovene er meget forskellige fra bruger til bruger.
Det er derfor en god idé at kigge de forskellige indstillingsmuligheder igennem for at se, hvad der passer bedst til dig.
I højre hjørne af ugesedlen er der et tandhjul. Dette åbner en dialogboks med forskellige indstillinger, såsom weekendvisning, budget og forbrug på opgaver mv.
Til venstre for hver opgave er der en stjerne. Hvis den er markeret, vil den opgave blive vist, når man slår Vis favoritter til under tandhjulet.
Husk at godkende ugesedlen
Ugesedlen skal godkendes. Du kan godkende dagene enkeltvis nederst i hver dagskolonne, eller du kan godkende hele ugen ved at klikke på Godkend hele ugen, lige under dagstotalerne. Når ugen er godkendt, kan du ikke ændre eller redigere dine registreringer. Når en dag er godkendt, vil godkend-linket blive erstattet af dagens flexsaldo, så du altid kan følge din flexsaldo – dag for dag.
Flextimer / flexsaldo
Under hver ugedag i ugesedlen står din aktuelle flexsaldo. Dette tal går op og ned, alt efter hvor mange / hvor få timer du registrerer i din ugeseddel i forhold til din normtid (din dags- og ugenorm vises nederst i ugesedlen).
Udlæg og kørsel
Registrering af udlæg
Hvis du har haft udlæg i forbindelse med et projekt eller for arbejdspladsen, så kan det registreres i EazyProject. Gå til Timer, km & udlæg >> Udlæg [Opret ny]. Vælg hvilket projekt og hvilken opgave udlægget skal knyttes til, hvilken type det er, og hvor meget udlægget er på m.m. Klik på Gem & luk.
Registrering af kørsel
Hvis du har haft kørsel i forbindelse med arbejdet, så kan det registreres i EazyProject. Klik på taleboblen ud for den opgave, du vil knytte kørslen til, og vælg kørselsfanen. Udfyld feltet Kørsel formål, samt til og fra adresser. Sæt flueben i Tur/retur, hvis der blev kørt begge veje. Klik på Gem.
Hvis indstillingen er slået til under tandhjulet, vil dagens antal kørte kilometre blive summeret op nederst på ugesedlen.
Brug af App
iPhone
I App store kan IOS appen hentes til iPhone. Brug appen til at registrere tid, udlæg og kørsel.
Android
I Google Play kan appen til Android telefoner hentes. Brug appen til at registrere tid, udlæg og kørsel.
WebApp
EazyProject kan tilgås i en browser i en mere mobilvenlig version, som også kan bruges til telefoner. Tilføj blot /m efter den webadresse, som EazyProject normalt tilgås på, og log ind som sædvanligt. I webappen kan der registreres tid, udlæg og kørsel. Man kan også lægge ferie og fravær ind.
Ferie og fravær
Opret ferie og fravær
Planlagt fravær, såsom ferie, oprettes på forhånd i EazyProject. Uforudset fravær, såsom sygdom og barnets 1. sygedag, registreres ofte manuelt i systemet på bagkant – eller via Fraværende bruger, som ligger under Timer, km & udlæg.
Gå via Timer, km & udlæg >> Ferie & fravær. Markér den ønskede fraværsperiode i feriekalenderen eller klik på Opret fravær for at oprette planlagt fravær. Vælg årsag/type af fravær og vælg evt. periode (hvis du har markeret ferieperioden, vil start- og slutdato være udfyldt). Når årsagen/typen og perioden er valgt vises saldoen nedenfor. Klik på Gem.
Feriesaldo
På dashboardet kan du se dine fraværssaldi i ferie/fravær-widgetten. Du kan også få din feriesaldo vist ved at gå i Timer, km & udlæg >> Ferie & fravær [Opret fravær].
Overblik
Forbrugte timer
I menupunktet Rapporter personlige, Mine timer kan du få et overblik over, hvor mange timer du har registreret på forskellige projekter, sygdom, ferie mv. Brug filteret og grupperingen til at præcisere din søgning og visning.
Oversigt over udlæg
I menupunktet Rapporter personlige, Mine udlæg kan du få et overblik over de udlæg, du har registreret, og hvorvidt de er udbetalt. Brug filteret og grupperingen til at præcisere din søgning og visning.
Oversigt over kørsel
I menupunktet Rapporter personlige, Min kørsel kan du få et overblik over den kørsel, du har registreret, og hvorvidt den er udbetalt. Brug filteret og grupperingen til at præcisere din søgning og visning.