Denne manual er lavet med udgangspunkt i EazyProjects standardflow for timeregistranter, dette kan naturligvis afvige alt efter, hvordan I benytter EazyProjects funktioner.
Login
Første gang du logger ind i systemet, bliver du mødt af EazyProjects login side, her skal du indtaste brugernavn og adgangskode. Hvis systemet skal huske dig, skal du afkrydse husk mig.
Når du har logget ind, vil du typisk se ugesedlen, din startside kan redigeres i din brugerprofil.
Der fremgår ligeledes 2 menuer, en top- og en side menu.
Sidemenuen, skjuler du ved at trykke på pilen, ud fra dit brugernavn.
Topmenuen, kan du skjule via din brugerprofil.
Brugerprofil
Du finder din brugerprofil øverst til højre, ved at klikke på profilikonet.
Her får du adgang til 2 faner: stamdata og personlige data.
Under fanen stamdata kan du bl.a.:
- Ændre din adgangskode
- Tilføje et profilbillede
- Vælge en startside – den første side du ser, når du logger ind
- Vælge sprog, heraf om systemet skal være på engelsk eller dansk
- Tilpasse dit layout, ved at ændre linjeafstanden i systemets opsætning.
- Vælge at skjule topmenuen
Under personlige data fanen, kan du indtaste dine personfølsomme oplysninger, du kan ligeledes få en oversigt over alle registrerede persondata, systemet har på dig.
Timeregistrering
Ugeseddel
I ugesedlen har du en oversigt over de projekter og opgaver, som du er bemandet til, og derved kan registrere tid på. Du kan tilgå ugesedlen via, menupunkterne:
Timer, km & udlæg > Ugeseddel
Her skriver du antal timer/minutter i feltet ud for opgaven på den pågældende ugedag.
Systemet gemmer automatisk når du klikker væk fra feltet.
Dagstotalen på tværs af opgaver vises øverst og nederst.
Dagstotalen på tværs af opgaver vises øverst og nederst. Det er muligt både at registrere i decimaler (3,5 = 3 timer og 30 min) og i timer/minutter (3:30 = 3 timer og 30 min). Systemet vil dog gemme og vise registreringerne i decimaler, hvor et kvarter er 0,25.
Hvis man klikker på den lille taleboble, kan man tilføje en kommentar til timeregistreringen.
Tilpas din ugeseddel
Du har forskellige indstillingsmuligheder i din ugeseddel, så du kan skabe det overblik, som du har brug for. Behovene er meget forskellige fra bruger til bruger.
Det er derfor en god idé lige at løbe de forskellige indstillingsmuligheder igennem for at se, hvad der passer bedst til dig.
I højre hjørne af ugesedlen er der et tandhjul. Dette åbner en dialogboks med forskellige indstillinger, såsom weekendvisning, budget og forbrug på opgaver mv.
Til venstre for hver opgave er der en stjerne. Hvis den er markeret, vil den opgave blive vist, når man slår Vis favoritter til under tandhjulet.
Husk at godkende ugesedlen
Ugesedlen skal godkendes. Du kan godkende dagene enkeltvis nederst i hver dagskolonne eller du kan godkende hele ugen ved at klikke på Godkend hele ugen, lige under dagstotalerne. Når ugen er godkendt, kan du ikke ændre eller redigere dine registreringer. Når en dag er godkendt, vil godkend-linket blive erstattet af dagens flexsaldo, så du altid kan følge din flexsaldo – dag for dag.
Flextimer / flexsaldo
Under hver ugedag i ugesedlen står din aktuelle flexsaldo. Dette tal går op og ned, alt efter hvor mange / hvor få timer du registrerer i din ugeseddel i henhold til din normtid (din dags- og ugenorm vises nederst i ugesedlen).
Udlæg og kørsel
Registrering af udlæg
Hvis du har haft udlæg i forbindelse med et projekt eller for arbejdspladsen, så registrer det i EazyProject. Gå i Timer, km & udlæg, Opret udlæg. Vælg hvilket projekt og hvilken opgave udlægget skal knyttes til, hvilken type det er, og hvor meget der udlægget er på. Tryk på Gem.
Registrering af kørsel
Hvis du har haft kørsel i forbindelse med arbejdet, så registrer det i EazyProject. Tryk på taleboblen ud for den opgave, du vil knytte kørslen til. Udfyld feltet Kørsel formål. Udfyld Kørsel Funktionsmanual for Timeregistranter fra og Kørsel til med adresser. Skriv antal kilometer og sæt hak i Tur/retur, hvis der blev kørt begge veje. Tryk på Gem.
Hvis indstillingen er slået til under tandhjulet, vil dagens antal kørte kilometre blive summeret op nederst på ugesedlen.
Brug af App
iPhone
I App store kan IOS appen hentes til iPhone. Brug appen til at registrere tid på opgaver, registrere udlæg, registrere kørsel eller arbejde med Kanban tavler.
Android
I Google Play kan appen til Android telefoner hentes. Brug appen til at registrere tid på opgaver, registrere udlæg og registrere kørsel.
WebApp
EazyProject kan tilgås i en browser i en mere mobilvenlig version, som også kan bruges til telefoner. Tilføj blot /m efter den webadresse, som EazyProject normalt tilgås på og log ind som sædvanligt. I webappen kan der registreres tid, udlæg, kørsel. Man kan også lægge ferie og fravær ind.
Ferie og fravær
Opret ferie og fravær
Planlagt fravær, såsom ferie, oprettes på forhånd i EazyProject. Uforudset fravær, såsom sygdom, registreres ofte manuelt i systemet på bagkant – eller via Sygemelding, som ligger under Timer, km & udlæg.
Gå i Timer, km & udlæg, Opret fravær for at oprette planlagt fravær. Vælg årsag / type af fravær og vælg periode (f.eks. ferieår). Når årsagen / typen og perioden er valgt vises saldoen nedenfor. Vælg hvilken datoperiode det handler om. Tryk på Gem.
Feriesaldo
Få vist din feriesaldo ved at gå i Timer, km & udlæg, Opret fravær. Vælg typen Ferie og det pågældende ferieår. Herefter vises din feriesaldo nedenfor.
Overblik
Forbrugte timer
I menupunktet Rapporter personlige, Mine timer kan du få et overblik over hvor mange timer, du har registreret på forskellige projekter, sygdom, ferie mv. Brug filteret og grupperingen til at præcisere din søgning og visning.
Oversigt over udlæg
I menupunktet Rapporter personlige, Mine udlæg kan du få et overblik over de udlæg, du har registreret, og hvorvidt de er udbetalt. Funktionsmanual for Timeregistranter Brug filteret og grupperingen til at præcisere din søgning og visning.
Oversigt over kørsel
I menupunktet Rapporter personlige, Min kørsel kan du få et overblik over den kørsel, du har registreret, og hvorvidt den er udbetalt. Brug filteret og grupperingen til at præcisere din søgning og visning.
Ændring i brugerprofil
Ved at klikke på dit navn eller profilbillede øverst i sidemenuen eller i højre side af topmenuen, åbnes siden Brugerprofil.
Her kan du ændre:
– Adgangskode
– Startside (den side der først vises, når du logger ind)
– Sprog
– Stedfortræder (bruges i forbindelse med godkendelse af timer)
– Visning og redigering af profilbillede
Bemærk at de fleste ændringer kræver, at du logger ud og ind igen.
