Den nye feature Organisationsdiagram gør det muligt at begrænse medarbejdernes adgang til data i udvalgte rapporter i henhold til virksomhedens organisationsstruktur. Dvs. at en afdelingsleder kun har adgang til de data i rapporterne, som berører hans/hendes afdeling samt underafdelinger, mens den virksomhedsansvarlige har fuld adgang.
Organisationsdiagrammet kan også bruges til at udvide filtreringsmulighederne på afdelinger.
Du finder Organisationsdiagram under Administration >> Brugere >> Organisationsdiagram. OBS! Det skal være slået til på rollen.
For at du kan sætte et Organisationsdiagram op, kræver det, at du har oprettet afdelinger og tildelt brugerne til disse.
Når du vil opsætte dit diagram, vælger du den afdeling, der skal være den øverste instans i organisationen. Når du har valgt en afdeling i dropdownmenuen i boksen, har du gemt og oprettet første niveau. Herefter trykker du på “Ny forgrening”, for at lægge en afdeling under.
Igen vælges en afdeling i dropdownmenuen, og nu har du to niveauer i dit organisationsdiagram.
Klik på “Ny forgrening” på den boks, du vil tilføje et niveau under.
Man kan nemt fjerne en afdeling fra diagrammet ved at klikke på krydset i højre hjørne på boks, du ønsker at fjerne. OBS! Hvis du fjerner en boks med forgreninger, vil disse også blive slettet.
Visning
Som standard er Organisationshierarki sat op til Vandret visning. Klikker man på Lodret visning, vil organisationen vises i lodret format med niveauerne fra venstre mod højre.
Grad af adgang
Når man har opsat sit organisationsdiagram, skal man definere om organisationsdiagrammet skal hæmme adgang for brugerne, eller blot give udvidede rapportmuligheder.
Det definerer man under Administration >> Diverse >> Systemopsætning.
Vælg
Anvendes ikke, hvis organisationsdiagrammet blot skal være information i systemet og ikke noget, der tager effekt på sider eller rapporter.
Begræns adgang, hvis organisationsdiagrammet skal begrænse brugernes adgang til data på udvalgte sider (se hvilke nedenfor).
Udvid filtrering, hvis organisationsdiagrammet skal bruges i rapporter ift. at søge data fra afdeling plus underafdelinger iht. organisationsdiagrammet.
Det er ikke alle sider i EazyProject, som er underlagt den begrænsede adgang, som Organisationsdiagrammet kan diktere. Se herunder for at se hvilke sider, der er underlagt den begrænsede adgang iht. Organisationsdiagram.
Begrænset adgang
Siderne, som pt. er påvirket af Organisationsdiagrams “begrænsede adgang”, er Projektliste, Flex og ferie oversigt, Graf timer, Ferieoversigt og Stor Timerapport.
I projektlisten anbefaler vi, at man filtrerer på sig sig selv sig som projektleder eller sin afdeling. Man kan som normalt fremsøge alle projekter, men man kan nu kun tilgå de projekter, dem organisationsdiagrammet tillader.
Under Vis roller og rediger Administrator kan du se, hvilke rapporter som påvirkes af Organisationshierarkiet, da de er anvist med et lille ikon.
Rapporterne
Det betyder, at afdelingslederen for en given afdeling vil se data tilknyttet brugere i afdelingen, samt brugere i underafdelinger.
I Grafer timer kan man i Afdelingsfilteret kun vælge afdelingen man er tilknyttet samt eventuelle underafdelinger.
I Stor timerapport kan man i Afdelingsfilteret kun vælge afdelingen man er tilknyttet samt eventuelle underafdelinger. I filteret Projektnavn kan man vælge de projekter, som er tilknyttet afdelingen og underafdelinger, samt de projekter brugeren er projektleder på.
I Flex og ferie oversigt kan man i Afdelingsfilteret kun vælge afdelingen man er tilknyttet samt eventuelle underafdelinger.
I Ferieoversigt kan man i Afdelingsfilteret kun vælge afdelingen man er tilknyttet samt eventuelle underafdelinger.
Hvis man ønsker, at synligheden i rapporterne ikke kun er forbeholdt afdelingslederen og projektlederen (det kunne f.eks. være ansatte i en HR-afdeling, som skal kunne tilgå fraværsdata), så er der en mulighed for at gøre brugerne i afdelingen til “projektledere” for alle projekter, hvilket i praksis betyder, at de har adgang til data i rapporterne på lige fod med de respektive projektledere.
Gå i #Administration, Brugere og Vis afdelinger og rediger den pågældende afdeling. Sæt flueben i boksen ud for Vælg afdelingsleder og tryk på ”Gem”.
