Organisationsdiagram gør det muligt at begrænse medarbejdernes adgang til data i rapporter i henhold til virksomhedens organisationsstruktur. Dvs. at en afdelingsleder kun har adgang til de data i rapporterne, som berører hans/hendes afdeling samt underafdelinger, mens den virksomhedsansvarlige har fuld adgang.
Du finder Organisationsdiagram under Administration >> Brugere >> Organisationsdiagram. OBS! Det skal være slået til på rollen.
For at du kan sætte et Organisationsdiagram op, kræver det, at du har oprettet afdelinger og tildelt brugerne til disse.
Når du vil opsætte dit diagram, vælger du den afdeling, der skal være den øverste instans i organisationen. Når du har valgt en afdeling i dropdownmenuen i boksen, har du gemt og oprettet første niveau. Herefter trykker du på “Ny forgrening”, for at lægge en afdeling under.
Igen vælges en afdeling i dropdownmenuen, og nu har du to niveauer i dit organisationsdiagram.
Klik på “Ny forgrening” på den boks, du vil tilføje et niveau under.
Man kan nemt fjerne en afdeling fra diagrammet ved at klikke på krydset i højre hjørne på boks, du ønsker at fjerne. OBS! Hvis du fjerner en boks med forgreninger, vil disse også blive slettet.
Visning
Som standard er Organisationshierarki sat op til Vandret visning. Klikker man på Lodret visning, vil organisationen vises i lodret format med niveauerne fra venstre mod højre.
Aktiver organisationsdiagrammet
Når man har opsat sit organisationsdiagram, skal dette aktiveres førend det tager effekt.
Det aktiverer organisationsdiagram under Administration >> Diverse >> Systemopsætning.
Vælg ”Anvendes ikke”, hvis organisationsdiagrammet blot skal være information i systemet og ikke noget, der tager effekt på sider eller rapporter.
Vælg ”Begræns adgang”, hvis organisationsdiagrammet skal begrænse brugernes adgang til data.
Hvilke data afgrænses?
Typisk er det de medarbejdere, projektledere, projekter/opgaver og afdelinger man har adgang til, der bliver begrænset. Dvs. i filtrene øverste på rapporterne og selve de data, der vises på rapporterne/siderne, der afgrænses:
I nedenstående eksempel illustreres hvad man som afdelingsleder og/eller projektleder vil kunne se.
Eksempel på organisationsdiagrammet i praksis
Der er to projekter bemandet med hver tre medarbejdere – LA (projektleder: Anton) og New York (projektleder: Anna).
Der er fire afdelinger: 3300 og 3310, som Anna er afdelingsleder for; og 3320 og 3400, som Thomas er afdelingsleder for.
Anna kan i sin rolle som afdelingsleder for to afdelinger og projektleder for NewYork projektet se følgende:
- Som projektleder kan hun se: Birthe og Carl.
- Som afdelingsleder: Birthe, Carl, Gerda og Anton. Derudover kan hun se Erik, da afdeling 3320 ligger under 3300.
- Som afdelingsleder for medarbejdere, der er projektledere, kan Anna se projektledernes projektmedlemmer, det betyder hun også kan se Frida fra LA projektet, der har Anton som projektleder.
- Hvis Anna vil oprette et nyt projekt vil følgende medarbejdere kunne vælges: Alle fra afdeling 3300 og underliggende afdelinger, dvs. Anna selv, Birthe, Carl, Gerda, Anton og Erik.
- Anna kan ikke vælge Frida eller Gert fra afdeling 3400 og kun afdelingsleder højere oppe i organisationsdiagrammet, vil kunne tilføje de personer til projektet.
Anton kan i sin rolle som projektleder for projektet LA:
- I rapporter kan Anton se Erik og Frida.
- På sider, hvor der kan oprettes ting, hvor medarbejdere indgår i f.eks. projekter, opgaver m.m., kan Anton se/vælge de medarbejdere, der er i den afdeling, han selv tilhører.
- Hvis Anton vil oprette nye projekter, vil følgende medarbejdere kunne vælges: Alle fra afdeling 3310, dvs. Anton selv og Gerda. Havde der været underliggende afdelinger til afdeling 3310, ville Anton ikke kunne se deres medarbejdere.
HR-afdeling
Hvis man ønsker, at synligheden i rapporterne ikke kun er forbeholdt afdelingslederen og projektlederen (det kunne f.eks. være ansatte i en HR-afdeling, som skal kunne tilgå fraværsdata), så er der mulighed for at gøre brugerne i afdelingen til “projektledere” for alle projekter. Det betyder i praksis, at de har adgang til data i rapporterne på lige fod med de respektive projektledere.
