Jeres EazyProject løsning er blevet opdateret, og for nogle af jer inkluderer det en opdatering til vores nyeste faktureringsmodul.
Denne guide skal hjælpe jer godt igennem klargøringen og overførslen af jeres gamle fakturaer til det nye faktureringsmodul.
Overgangen fra det gamle til det nye faktureringsmodul
Lige nu kan I tilgå både det gamle og det nye faktureringsmodul i menuen.
I det gamle faktureringsmodul vil I stadig kunne gå ind på jeres fakturaer, generere pdf’er og sende dem; men I vil ikke længere kunne redigere dem eller oprette nye her.
I kan gå i gang med at oprette fakturaer i det nye faktureringsmodul med det samme. Før I kan få jeres gamle fakturaer ført over hertil, er det dog nødvendigt, at I gennemgår de fakturaer, hvor der mangler noget information. Når I har tilføjet den, kan I overføre jeres fakturaer.
Hvordan får I jeres gamle fakturaer overført?
Klik på den gule advarselstrekant eller den røde bjælke i det gamle faktureringsmodul for at blive hjulpet igennem klargøringen af jeres data.
Klik på ”Start” at starte gennemgangen af de manglende data.
Her får I valget mellem at klargøre fakturaerne enkeltvis eller flere ad gangen.
Hvis I vil sikre, at alle detaljer på fakturaerne er korrekte, skal I gå via ”Migrer fakturaer enkeltvis”. Hvis I fx vil flytte alle eller flere fakturaer til ét og samme projekt, kan I gøre dette hurtigt og nemt via ”Massemigrering”. Her kan I sætte en skæringsdato op, og så koble alle fakturaer før denne dato op på ét projekt, én kunde eller varetype.
Det er også muligt at bruge værktøjerne skiftevis. Fx hvis I vælger at klargøre alle fakturaer fra tidligere regnskabsår via massemigrering, mens I for indeværende regnskabsår gerne vil sikre, at alle detaljer er på plads, og derfor migrerer disse fakturaer enkeltvis.
Der er nogle af de grundlæggende informationer, som vi anbefaler, at I udfylder hurtigst muligt, da de også kan have betydning for jeres fremtidige fakturering. Fx skal alle varer nu have en type, og alle varetyper skal have en standardvare. Dem udfylder I under ”Migrer enkeltvis”.
Med det nye faktureringsmodul er der kommet nye krav til data, som skal udfyldes, hvis den mangler på jeres fakturaer:
- Alle varenumre skal tildeles en type, så indtægter bliver posteret korrekt i rapporter.
- Alle varetyper skal have en standardvare. Standardvarer er med til at sikre, at jeres varelinjer kan blive grupperet korrekt.
- Alle fakturaer skal have et projekt og en kunde tilkoblet.
- Alle varelinjer skal have et varenummer. Hvis ikke varenummeret allerede er oprettet i systemet, har I mulighed for at oprette det direkte herfra.
Felterne, der mangler information, vil forsvinde løbende, efterhånden som I udfylder dem.
Når I har udfyldt alle de manglende informationer, får I et afsluttende skærmbillede, hvor I bl.a. kan se de fakturakladder, der lå i jeres gamle faktureringsmodul. Fakturakladder vil ikke blive ført med over i det nye faktureringsmodul.
Derudover vil I blive bedt om at tage stilling til aktivering af automatisk lederkendelse af timer, hvis I ikke allerede kører med dette. Det betyder, at når medarbejderne godkender deres timer i ugesedlen, bliver timerne også automatisk ledergodkendt. Uden dette skal nærmeste leder godkende timerne efter medarbejderens egen godkendelse af timer, for at de kan faktureres.
Når I klikker på ”Flyt data”, vil overførslen af jeres gamle fakturaer gå i gang. Du vil få en besked på siden, når overførslen er gennemført. Næste gang I logger ind i EazyProject, vil I kun have adgang til det nye faktureringsmodul.
Hvis der mod forventning skulle være noget, der gør, at fakturaerne ikke kan overføres, vil du også få besked om dette. Der vil så automatisk bliver oprettet en supportsag, og du vil høre fra supporten, når de har undersøgt sagen nærmere.
Hvis der opstår spørgsmål eller udfordringer undervejs i klargøringen af jeres gamle fakturadata, er I velkomne til at kontakte vores Support på telefon 53 54 55 65 eller mail support.dk@bjornlunden.com.
Læs også:
Den nye lov om tidsregistrering
Ingen tidsregistrering? Her er konsekvenserne
Hvad er 11 timers reglen?
