Et projektrum er en samling af projekter. I kan bruge projektrummet, når I har store projekter, som er en blanding af fastpris og medgået tid, eller når I har mange projekter for en stor kunde.
Projektrummet giver jer mulighed for at styre økonomien og planlægningen på de enkelte projekter separat, men samtidig også have et lettilgængeligt overblik over den samlede økonomi.
Projektrummet er tænkt som projektlederens cockpit; ét sted, hvor han eller hun har alt, der er nødvendigt for at kunne styre og arbejde med alle områder af sine projekter.
Gå til Brugermenu > Projekter > Projektliste.
Her har du mulighed for enten at se alle dine projekter samlet eller dine projektrum (“Vis projektrum”) – enten i listeform eller i tiles visning (fx ville du på illustrationen nedenfor klikke på ikonet med de ni felter for at få tiles visning). Du kan også oprette et nyt projekt eller projektrum (alt efter om du ser projekter eller projektrum) ved at klikke på plusset
.
Når du opretter et projekt, vil der helt automatisk blive oprettet et projektrum til projektet. Du kan koble flere projekter til projektrummet – eller du kan flytte dit projekt til et andet projektrum via projektformularen.
Dobbeltklik på et projektrum for at komme ind i det.
Widgets
Projektrummet indeholder en række widgets, der giver lettilgængeligt visuelt overblik over forskellige vigtige data på projektet.
I toppen får du listen over alle projekter i projektrummet, og du kan vælge at se ét, flere eller alle projekter. Alle beregninger, visninger og henvisninger vil blive tilpasset det eller de projekter, du vælger her.
Lige nedenunder har du projektrummets stamdata. Klik på blyanten for at få adgang til at redigere dem eller indsætte et billede.
Hvis du opretter nye projekter inde fra projektrummet, vil de automatisk blive født med projektrummets stamdata. I kan naturligvis altid redigere i dem.
Ved siden af ser du, hvilke projekter projektrummet indeholder. Du kan oprette nye projekter herfra eller tilføje allerede eksisterende projekter til projektrummet.
Hvis I kører med automatisk fortløbende nummerering af jeres projekter, så vil projekterne automatisk arve projektrummets nummer og blive tilføjet -1, -2, -3 etc.
De forskellige Igangværende Arbejde widgets giver projektlederen overblik over sine projekter helt ned til den mindste detalje med nogle få klik. Enten opdelt på det aktuelle, det historiske, den seneste måned eller det totale Igangværende Arbejde. Vær opmærksom på, at I kun vil have adgang til sidstnævnte, hvis I anvender funktionen “Salg/Drift”.
NB! Igangværende Arbejde widgets vil kun være tilgængelige, hvis I har finansmodulet, og hvis menupunktet Udvidet Igangværende Arbejde er slået til på den enkelte rolle. Derudover skal I have slået automatisk oprettelse af EAC Budget Pro til. Det gør I via Administration >> Diverse >> Systemopsætning – nederst.
Disse widgets indeholder et væld af relevante økonomiske data på de valgte projekter i projektrummet. Klik på link-ikonet på en IGVA widget for at få adgang til disse data i rapporten Udvidet Igangværende Arbejde.
I kassen øverst til højre får du nøgletallene for bl.a. timer, udgifter og honorar.
Hvis du vil vide mere om, hvad der helt præcist ligger i de konkrete tal, så kan du finde en beskrivelse af dem her.
Udover nøgletallene kan du se de historiske data og status pr. projekt.
Hvis du klikker på ”Status pr. Projekt”, kan du se status pr. opgave. Hvis du vil have dine data udspecificeret endnu mere, kan du klikke på en opgave for at få data pr. medarbejder.
Der er mulighed for at låse månederne løbende. Når man gør det, kan data ikke længere ændres. Tallene vil afspejle, hvordan måneden rent faktisk kom til at se ud set med igangværende arbejde brillerne på, og de vil blive tilføjet under ”Historiske data”.
På den måde kan man benchmarke måned for måned, og man kan nå at rette op på projektet, hvis det er ved at køre af sporet.
Typisk vil det være få udvalgte administratorer, der har adgang til ikonet med låsen, og som ved at klikke på det kan låse måneden (se ikonet i øverste højre hjørne over kassen med nøgletal).
Projektlederens værktøjsbælte
Nederst i projektrummet er projektlederens værktøjsbælte. Her kan projektlederen med et enkelt klik gå direkte til fx Stor timerapport eller Planlægning Pro, hvor filtreringen automatisk vil være sat til at vise de valgte projekter i projektrummet.
Samtidig vil værktøjsbæltet også være tilgængeligt her, så man med ét klik kan komme tilbage til projektrummet igen eller til et af de andre værktøjer.
Der er også mulighed for at gå direkte til de enkelte projekters budgetter i Budget Pro og EAC Budget Pro – såfremt naturligvis I har adgang til Finans-modulet.
Når du klikker på tandhjulet i øverste højre hjørne af projektrummet, kan du tilpasse, hvilke widgets du ønsker at se i projektrummet, og hvilke links du ønsker at have i dit værktøjsbælte.
Læs også:
Den nye lov om tidsregistrering
Ingen tidsregistrering? Her er konsekvenserne
Hvad er 11 timers reglen?
