Hvordan kommer vi bedst og hurtigst i gang med at anvende EAC? Det spørgsmål får vi løbende fra vores kunder. Nedenstående skitserer, trin for trin, den anbefalede tilgang til oprettelse af projektets løbende budget, EAC.
- Opret og planlæg dit projekt som normalt
- Opret en honorarfordeling (Finans >> Honorarfordeling) – fordel honoraret på opgaver og angiv hvor stor en del går til hhv. jer selv og eksterne bidragydere
- (Tilvalg) Opret Budget (Finans >> Budget) – hvis I ønsker ankerbudgettets tal synliggjort i budgetfanen
- Klik på ”Hent fra honorarfordeling” – for at hente honorarfordelingens værdier ind i budgettet
- Klik på ”Hent fra Planlægning” – for at hente planlægningens værdier ind i budgettet
- Opret EAC (Finans >> EAC)
- Klik på ”Hent fra honorarfordeling” – for at hente honorarfordelingens værdier ind i EAC
- Klik på ”Hent fra Planlægning” – for at hente planlægningens værdier ind i EAC (Tilvalg)
- Klik på ”+ Tilføj betalingsrate” – for at oprette betalingsrater automatisk på projektets faktureringsfane, hvis I ønsker dette
Når jeres EAC først er oprettet, vil månederne løbende blive opdateret og låst bagudrettet med de faktiske registreringer. Det giver projektlederen mulighed for at rette de fremadrettede budgettal til, hvis/når der måtte være behov for dette.
TIP!
I kan slå automatisk udveksling af data mellem Planlægning og EAC til – derved bliver det unødvendigt at hente tal fra planlægningen under punkt 4, da tal baseret på planlægningen så vil blive opdatere automatisk.
I kan også slå automatisk oprettelse af EAC til. Det betyder, at hver gang du opretter et nyt projekt, bliver der automatisk oprettet et EAC på projektet.
Begge disse automatikker slås til under Administration >> Diverse >> Systemopsætning (nederst).
Hvis I slår automatikkerne til og desuden anvender projektrum, så får I yderligere rapporteringsmuligheder og værktøjer til projektstyringen i projektrummets IGVA widget og i Udvidet Igangværende Arbejde.
NB!
Vær opmærksom på, at hvis I slår automatisk oprettelse af EAC til I ikke længere kunne indtaste tal i projektets budgetfane manuelt. Hvis I ønsker at kunne følge med i de oprindelige budgettal i budgetfanen, skal I oprette et Budget (Finans >> Budget), dvs. trin 3 i ovenstående guide.
Vær også opmærksom på, at hvis I opretter et EAC på et projekt, hvor I allerede har indtastet budgettal på opgaverne eller i budgetfanen, så vil disse tal blive nulstillet.
Læs også:
Den nye lov om tidsregistrering
Ingen tidsregistrering? Her er konsekvenserne
Hvad er 11 timers reglen?
