Brugermenu > Timer, km & udlæg > Ugeseddel
Du benytter ugesedlen til registrering af tid og kilometer på dine opgaver.
Dine registreringer danner grundlag for beregning af flex, ferie, overarbejde, udbetaling af løn, kørselsgodtgørelse, fakturering m.m.
Generel opsætning
I ugesedlen fremgår kun de projekter/opgaver, som medarbejderen er allokeret til.
Projekter/opgaver fremgår til venstre i ugesedlen, hvor opgaverne kommer til syne, når du trykker på pilen ud for projektnavnet.
Medarbejderen kan registrere tid og km på alle opgaver, de er allokeret til.
Til højre kan du indtaste timer på opgaverne under ugens dage. Øverst til højre fremgår ugetotal, som opdateres løbende, når medarbejderen indtaster timer.
I bunden til højre fremgår medarbejderens dags- og ugenorm. Over dagsnormen fremgår medarbejderens flexsaldo, som opdateres løbende, når der indtastes timer på dagene.
Tidsregistrering
- Timer og minutter kan indtastes med hundrededele, fx 7,5
- Timer og minutter kan indtastes med kolon, fx 7:30
- Timer og minutter kan indtastes uden kolon, fx 730
Uanset hvordan timer og minutter indtastes, vil tiden altid blive omregnet af systemet, så tiden fremgår med hundrededele efter indtastningen.
Tilføj en kommentar
Når der er indtastet tid ud for en opgave, kan der tilføjes en kommentar til tidsregistreringen. Det gør du ved at klikke på det blå kommentarikon, der kommer til syne, når du indtaster timer.
Kommentarer kan indtastes samtidig med tidsregistreringen ved at adskille timer og kommentar med en skråstreg, fx 7,4/kommentar.
Kommentarer kan være obligatoriske eller frivillige, hvilket angives på projektet. Hvis kommentaren er obligatorisk, er det ikke muligt at godkende timerne, før der er skrevet en kommentar.
Ved enkelte opgaver kan muligheden for kommentarer være fjernet.
Kørselsregistrering
Når du trykker på kommentarikonet, kan du ligeledes indtaste kørsel ved at trykke på kørsel under kommentarfeltet. Her skal du udfylde:
Kommentar, formålet med kørslen.
Kørsel fra/til, start og slut destination for kørslen.
Km beregnes automatisk ud fra til/fra lokationer, men kan også overskrives/indtastes manuelt.
Tur/retur, hvis afkrydset, bliver km ganget med 2.
Godkendelse af ugesedlen
Når medarbejderen har indtastet sine timer, skal de godkendes på én af to måder:
- Medarbejderen kan trykke godkend under de enkelte dage, når timerne er indtastet.
- Medarbejderen kan trykke godkend og lås hele ugen, hvorved alle ugens dage låses samtidig.
OBS! Når en uge eller dag er godkendt, kan medarbejderen IKKE ændre i tidsregistreringen.
Genveje
Hvis du vil spare tid, når du udfylder ugesedlen, kan du med fordel anvende genveje.
Når du indtaster tid, kan du anvende piletasterne til at navigere op og net, samt Tab/Shift+Tab til at navigere til venstre og højre.
Du åbner kommentarboksen ved at trykke Ctrl. Når du har indtastet kommentaren, kan du gemme ved at trykke Enter.
Du kan altid annullere/lukke kommentarboksen ved at trykke Esc.
Skræddersy din ugeseddel
Øverst til højre i ugesedlen kan du ved at trykke på tandhjulet skræddersy din ugeseddel.
Her kan du til- og fravælge forskellige filtre – du kan bl.a. afkrydse vis weekend, hvorefter det bliver muligt at indtaste timer for lørdag og søndag.
Hvis du afkrydser vis favoritter, vil du som udgangspunkt kun se de opgaver i ugesedlen, der er stjernemarkeret.
De valgte filtre gemmes, når du logger ud, og de kan ændres løbende.
Komme/gå registrering
Der kan registreres med komme/gå tid eller ved at taste tidsforbrug på opgaver, eller en kombination af disse. Standardopsætningen er, at man registrerer tidsforbrug på opgaver. Hvis du ønsker komme/gå registrering, kan du finde hjælp til opsætningen af funktionen i denne guide.
Administrator
En administrator har mulighed for at skifte mellem medarbejderes ugesedler. Hvis du er administrator, vil der være en dropdown liste med medarbejderne i øverste venstre hjørne af skærmbilledet.
Hvis en ugeseddel er blevet godkendt ved en fejl, kan du som administrator låse den op igen ved at trykke lås op til højre for medarbejderens navn.
Som administrator kan du også rette, udfylde og godkendte medarbejderes ugesedler.