Denne manual er lavet med udgangspunkt i EazyProjects standardflow for HR & løn. Dette kan naturligvis afvige alt efter, hvordan du anvender EazyProjects funktioner.
Oprettelse af bruger
Medarbejdere, som skal anvende systemet, skal oprettes som brugere:
Administration > Brugere > Opret Bruger
Du kan nu udfylde stamdata for brugeren – udfyld som minimum:
Fulde navn, Email, Brugernavn, Ny adgangskode og min. 1 Rolle.
Det kan ligeledes være relevant at udfylde:
- Initialer – vises bl.a. i Gantt, når medarbejderen er planlagt på en opgave.
- Status – brugerens status skal være aktiv, for at vedkommende kan logge ind.
- Sprog – angiver, hvilket sprog brugerens system skal være.
- Startside – den side brugeren ser, når der logges ind.
- Afdeling – kan anvendes til at sortere på brugerne.
- Nærmeste leder – angiver, hvem der kan godkende ferie/fravær for brugeren.
- Standard timetype – angiver brugerens salgs- og kostpris; dette kan ændres på projektniveau.
Klik på Gem/opdater. Nu udvides brugerprofilen med flere faner, hvor der kan indsættes flere informationer på medarbejderen.
Stamdata
Når du har klikket på Gem/opdater, bliver det muligtat oprette en flexperiode for brugeren nederst på stamdata-fanen. Klik på opret ny flexperiode og indtast herefter brugerens startdato i EazyProject samt dags/ugenorm.
Personlig data
Under denne fane kan der indtastes personlig information om brugeren. Det er også muligt at tildele et medarbejder- og lønnummer, samt indtaste en løn timepris for brugeren.
Du kan ligeledes indtaste en ansættelsesdato for medarbejderen, hvilket har indflydelse på brugerens optjening af ferie.
Brugerfiler
Her kan du uploade filer relateret til brugeren.
Kompetencer
Her kan du indtaste bestemte kompetencer for brugeren.
Ved at tilføje kompetencer kan du i Planlægning filtrere på kompetencer og se, hvilke ressourcer der er tilgængelige inden for en specifik kompetence. De tilgængelige kompetencer kan tilpasses under Administration >> Brugere >> Kompetencer.
Hardware, mobil, pc osv.
Hvis medarbejderen har fået uddelt hardware, kan du her notere type, dato for udlevering og returdato.
Ændring i brugere
Hvis der skal foretages ændringer i de informationer, der er indtastet på en bruger, gøres dette via:
Administration > Brugere > Brugere > klik på rediger under medarbejderens navn
Hvis den pågældende bruger ikke er på listen, så tjek om filteret øverst er indstillet til kun at vise nogle udvalgte brugere.
En medarbejder stopper
Når en medarbejder stopper, skal vedkommende ikke længere have adgang til EazyProject. Derfor skal brugeren inaktiveres. Under fanen Stamdata ændres Status fra Aktiv til Afsluttet.
Herefter vil brugerens login ikke længere virke. Når en bruger får status afsluttet, frigives brugerlicensen samtidigt, så den kan anvendes til en ny bruger.
Fjerne persondata fra EazyProject
Hvis du vil slette data på en stoppet medarbejder fra EazyProject, så kan det gøres via:
Administration > Brugere > Vis brugere > klik på rediger under medarbejderens navn
Gå i fanen Personlige data og klik på knappen Anonymiser bruger. Når dette er bekræftet, vil brugeren ikke længere kunne identificeres, men timer registreret af brugeren forbliver i systemet.
Ferie / Fravær
Godkendelse af anmodning om fravær
Hvis I har valgt “Forespørgsel” på jeres planlagte fraværstyper, skal fraværsanmodninger godkendes af nærmeste leder. Når en medarbejder anmoder om planlagt fravær, kan dette således godkendes eller afvises via:
Brugermenu > Timer, km & udlæg > Ferie & fravær – klik på knappen i øverste højre hjørne (den bliver rød, når der ligger nye anmodninger)
Her vil der være to knapper – godkend og afvis – ud for den bruger, som anmoder om planlagt fravær.
Feriesaldo – Ferieopgørelse
For at se medarbejdernes ferie/fraværssaldo, gå til:
Brugermenu > Rapporter & Værktøjer > Administrative > Feriedifference rapport
Vælg om du vil se for en afdeling eller en medarbejder, hvilken type ferie/fravær du vil se saldi for, samt afholdelsesperiode.
Sæt flueben ud for Vis alle, hvis der ønskes en liste over alle medarbejderne eller afdelinger.
Det er også muligt at sætte en opgørelsesdato – opgjort pr. dato – så man kun ser saldi og tal frem til en given dato. NB! Hvis du ikke indsætter en opgjort pr. dato, vil du få saldo pr. dags dato, dvs. der bliver i praksis tillagt en lille smule hver dag.
Når du får vist rapporten, kan du se hvor mange dage/timer, medarbejderne har optjent, anmodet, afholdt, planlagt samt medarbejderens difference.
OBS. Hvis der ikke er optjening på en fraværstype, vil saldo altid være nul fra starten og derfor gå i minus, når det afholdes – fx ved Ferie uden løn.
Nyt ferieår
Når et nyt ferieår står for døren, skal det oprettes i EazyProject, så medarbejderne har mulighed for at anmode om ferie. Gå til:
Administration > Diverse > Fraværsopsætning
Rediger en fraværstype ved at klikke på blyanten ud for den. Her kan du under Opret periode, liste de oprettede ferieår.
Læg endnu et ferieår til listen ved at trykke på papir-ikonet yderst til højre for det seneste ferieår. Herved oprettes et nyt ferieår.
Korrektion af ferie/fraværssaldo
Hvis en fraværssaldo skal korrigeres, fx ved overførsel af feriedage til næste ferieår, gør du dette via:
Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Værktøjer > Fraværskorrektion
Få en detaljeret guide til fraværskorrektion her.
Sygemeldingshåndtering
Hvis en medarbejder melder sig syg via EazyProject, vil de stå på listen under Fraværende bruger:
Brugermenu > Timer, km & udlæg > Fraværende bruger
Det vil typisk primært være aktuelt med en sygemelding via ovenstående sti, når der er tale om langtidssygemelding. Herved bliver medarbejderens normtid automatisk udfyldt på en sygdomsopgave, indtil medarbejderen er tilbage.
Medarbejderen kan sygemelde sig selv, hvis de har adgang til menupunktet Fraværende bruger. Nærmeste leder kan også sygemelde medarbejderen via ovenstående sti.
Når medarbejderen er retur og logger ind i EazyProject, vil vedkommende kunne raskmelde sig via en pop-up. Nærmeste leder kan også raskmelde medarbejderen via ovenstående sti.
Læs mere om opsætningen af ovenstående funktion her.
Oprettelse af helligdage
Helligdage oprettes som planlagt fravær på brugerne. Før I opretter helligdage, skal I sikre, at alle har fået tildelt helligdage som fraværstype:
Administration > Diverse > Fraværsopsætning
Klik på personikonet ud for “Helligdag” og sæt flueben ved de brugere, der skal tildeles helligdage.
Helligdagene kan herefter oprettes for samtlige brugere på én gang. Gå til:
Brugermenu > Timer, km & udlæg > Ferie & fravær (vælg Admin i øverste højre hjørne)
Klik på en dag, hvor der skal lægges en helligdag. I det vindue, der åbner, vælger du “Årsag til fravær: Helligdage” og “Gælder: Alle brugere” – og gemmer.
Det anbefales at lægge samtlige helligdage ind for et år ad gangen, så medarbejderne kan se det.
OBS! Helligdage skal oprettes én dag ad gangen – der kan ikke lægges en periode ind.
Ugesedler
Opfølgning på ugesedler
For at kunne afregne løn skal det sikres, at medarbejderne har registreret sine timer i EazyProject. Tjek op på dette ved at gå til:
Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Administrative > Opfølgning medarb.
Udfyld de forskellige filtre og klik på Vis rapport. Herefter får du en ugevisning med de valgte medarbejdere, hvor det fremgår, om medarbejderne har registreret timer og godkendt deres ugeseddel. Hvis dagene er grønne, er de godkendte.
Ledergodkendelse af ugesedler
I EazyProject er det som standard sådan, at en brugers registreringer automatisk bliver ledergodkendt, når de bliver godkendt af brugeren i ugesedlen. Nogle kunder vælger at have manuel ledergodkendelse af registreringer. Dvs. når medarbejderne har godkendt deres ugesedler, skal registreringerne derefter ledergodkendes i opfølgning medarb. rapporten.
Her skal du i de personlige indstillinger under møtrikken afkrydse vis ledergodkendelse. Herefter er det muligt for medarbejderens nærmeste leder (eller dennes stedfortræder) at godkende eller afvise ugesedlen. Hvis ugesedlen afvises, låses den op for den pågældende medarbejder.
Løn og udbetaling
Lønkørsel
Når der skal køres løn, kan der trækkes en timerapport for at se, hvor mange timer medarbejderne har registreret i lønperioden, eller hvor meget fravær de har haft. Gå til:
Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Projektleder > Stor timerapport
I denne rapport er der mange forskellige opsætningsmuligheder, hvilket styres af filtrene.
Datofilteret – anvendes til at definere lønperioden.
Filtre – filtrerer på fx medarbejder, projekt eller en specifik opgave. Gruppering – anvendes til at gruppere data.
Personlige indstillinger (under møtrikken i øverste højre hjørne – her kan du afkrydse, hvilke data der kan vælges i filtre, og hvilke kolonner der vises i rapporten.
Udbetaling af private udlæg
Når medarbejdere har haft private udlæg og registreret dem i EazyProject, findes de via:
Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Administrative > Alle udlæg
Anvend filtrene til at definere lønperiode, samt medarbejder og projekt. Klik på Vis rapport.
Når udlægget er betalt, kan du via marker viste som udbetalt låse udlægget for redigering, hvorved der bliver sat kryds i udbetalt.
Udbetaling af kørsel
Når medarbejdere har haft kørsel i egen bil og registreret det i EazyProject, findes det via:
Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Administrative > Alle kørsel
Anvend filtrene til at definere lønperiode, samt medarbejder og projekt. Klik på Vis rapport.
Anvend grupper pr. bruger for at se en total for kilometer og kroner.
Når kørslen er betalt, kan du via marker viste som udbetalt låse kørslen for redigering, hvorved der bliver sat kryds i udbetalt.
Flexkorrektion
Hvis en medarbejder får udbetalt nogle af de timer, vedkommende har optjent på sin flexkonto, skal flexsaldoen nedskrives tilsvarende. Det kan du gøre via:
Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Værktøjer > Flexkorrektion
Her vælger du den pågældende medarbejder, samt antallet af timer der skal korrigeres. Skriver du plus, tilføjes der timer, og skriver du minus, fratrækkes timerne. Herefter vælger du, hvornår flexkorrektion skal være gældende fra .
Tryk på Tilføj
Historik, samt saldo pr. dags dato, for medarbejderens flexsaldo vises i loggen på siden.
Ændring i kost- og salgspris
Hvis kost- eller salgsprisen ændrer sig for en enkelt medarbejder eller en kategori af medarbejdere, så skal det opdateres i EazyProject. Gå til:
Administration > Typer > Vis timetyper > Tryk på blyanten ud for den ønskede timetype
Her kan du ændre kost- og salgspris, hvorefter det fremadrettet vil være den ændrede timetype, som medarbejderen bemandes med på et projekt. Når du sætter en Valid fra-dato, vil kostprisen på registreringer fra og med denne dato ændres pr. denne dato.
Opdatering af priser på igangværende projekter
Hvis en timetype opdateres, kan der være et behov for også at opdatere medarbejderes priser på igangværende projekter. Dette opdateres nemmest via:
Administration > Diverse > Opdater projektmedlemspriser
Søg efter den medarbejder, hvis kost- og/eller salgspris skal opdateres. Opdater salgs- og/eller kostprisen ud for de enkelte projekter og klik på Ret oplysninger.
Hvis alle salgs- og kostpriser skal overskrives med de samme nye priser, kan du tilføje den nye salgs- og kostpris i feltet overskriv priser og klikke på Opdater.
De opdaterede priser tager kun effekt fremadrettet, så allerede registrerede timer vil være gemt med den kost-/salgspris, som medarbejderen havde på registreringstidspunktet.
Ændre i priser på registrerede timer
Når medarbejderne registrerer timer i ugesedlen, bliver det gemt med de kost-/salgspriser som medarbejderen har på registreringstidspunktet.
Hvis der er behov for at ændre i medarbejderens salgs- og/eller kostpris bagudrettet, kan du gøre det via:
Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Administrative > Ret tidsstempel
Her kan du vha. filtrene søge præcis den/de registreringer frem, som skal ændres. Indtast den nye kost- og/eller salgspris for de viste registreringer og klik på Ændre for viste.
OBS! Når der er flueben i Eksporteret, betyder det, at timerne er hentet ind på en fakturakladde, og på den vil prisrettelsen ikke slå igennem.