Organisationsdiagrammet gør det muligt at begrænse medarbejdernes adgang til data i rapporter i henhold til virksomhedens organisationsstruktur. Dvs. at en afdelingsleder kun har adgang til de data i rapporterne, som berører hans/hendes afdeling samt underafdelinger, mens den virksomhedsansvarlige har fuld adgang.
Du finder Organisationsdiagram under Administration >> Brugere >> Organisationsdiagram. OBS! Det skal være slået til på rollen.
For at du kan sætte et Organisationsdiagram op, kræver det, at du har oprettet afdelinger og tildelt brugerne til disse.
Når du vil opsætte dit diagram, vælger du den afdeling, der skal være den øverste instans i organisationen. Når du har valgt en afdeling i dropdownmenuen i boksen, har du gemt og oprettet første niveau. Herefter trykker du på “Ny forgrening”, for at lægge en afdeling under.
Igen vælges en afdeling i dropdownmenuen, og nu har du to niveauer i dit organisationsdiagram.
Klik på “Ny forgrening” på den boks, du vil tilføje et niveau under.
Man kan nemt fjerne en afdeling fra diagrammet ved at klikke på krydset i højre hjørne på boks, du ønsker at fjerne. OBS! Hvis du fjerner en boks med forgreninger, vil disse også blive slettet.
Visning
Som standard er Organisationshierarki sat op til Vandret visning. Klikker man på Lodret visning, vil organisationen vises i lodret format med niveauerne fra venstre mod højre.
Aktivering af organisationsdiagrammet
Når man har opsat sit organisationsdiagram, skal dette aktiveres førend det tager effekt.
I aktiverer organisationsdiagram under Administration >> Diverse >> Systemopsætning.
Vælg ”Anvendes ikke”, hvis organisationsdiagrammet blot skal være information i systemet og ikke noget, der har effekt på sider eller rapporter.
Vælg ”Begræns adgang”, hvis organisationsdiagrammet skal begrænse brugernes adgang til data.
Det er ikke alle sider i EazyProject, som er underlagt den begrænsede adgang, som Organisationsdiagrammet kan diktere. Længere nede kan du se, hvilke sider der er underlagt den begrænsede adgang iht. Organisationsdiagrammet.
Begrænset adgang
Under Vis roller og rediger Administrator kan du se, hvilke rapporter som påvirkes af Organisationshierarkiet, da de er anvist med et lille ikon.
Hvilke data afgrænses?
Typisk bliver det begrænset, hvilke medarbejdere, projektledere, projekter/opgaver og afdelinger man har adgang til. Dvs. filtrene øverst på rapporterne/siderne bliver afgrænset, og det samme gør selve de data, der vises.
Følgende rapporter/sider/værktøjer bliver afgrænset ved brug af organisationsdiagram:
- Stor Timerapport
- Grafer timer
- Ferie & fravær
- Flex- og ferieoversigt
- Projektliste
- Gantt
- Planlægning
- Kalender
- Projektrum
- Efteruddannelse
- Fakturerbar tid
- Fakturerbar tid ADMIN
- Projekt-budgetopfølgning
- Skyldig ferie og overtid
- Udbetaling af overtid
- Udbetaling af overtid ADMIN
- Fakturering pr. måned
- Projekt
- Fakturaoversigt
- Opret/rediger faktura
- Opfølgning medarbejder
- Projektøkonomi 1, 2 og 3
- Rapport 55
- EAC
- Projektportefølje 1, 2 og 3
- Opgaveliste
- Dashboard
- Projektfakturering
- Projekt timer
- Projekt finansiering
- Projektforklæder
- Listevisning
- Feriedifferencerapporten
- Flexkorrektion
- Fraværskorrektion
Illustration af organisationsdiagrammets funktion
Nedenstående eksempel illustrerer, hvad en bruger, der er afdelingsleder og/eller projektleder, vil kunne se.
Der er to projekter bemandet med hver tre medarbejdere: L.A. (projektleder: Anton) og New York (projektleder: Anna). Projektledere er markeret med kasket ikon.
Der er 4 afdelinger: 3300, 3310, 3320 og 3400. Afdelingsledere er markeret med MBA hat ikon.
Anna kan i sin rolle som afdelingsleder for to afdelinger og projektleder for New York-projektet se følgende:
Som projektleder kan hun se Birthe og Carl og deres registreringer på det pågældende projekt.
Som afdelingsleder kan Anna se Birthe, Carl, Gerda og Anton og deres registreringer på tværs af projekter. Derudover kan hun se Erik og hans registreringer, da afdeling 3320 ligger under 3300.
Som afdelingsleder for medarbejdere, der er projektledere, kan Anna se projektledernes projektmedlemmer; det betyder, at hun også kan se Frida fra L.A.-projektet, der har Anton som projektleder, og hendes registreringer på projektet.
Hvis Anna vil oprette et nyt projekt, vil følgende medarbejdere kunne vælges: Alle fra afdeling 3300 og underliggende afdelinger dvs. Anna selv, Birthe, Carl, Gerda, Anton og Erik.
Anna kan ikke vælge Frida eller Gert fra afdeling 3400. Kun en afdelingsleder højere oppe i organisationsdiagrammet vil kunne tilføje de personer til projektet.
Anton kan i sin rolle som projektleder for projektet L.A. se Erik og Frida i rapporter.
På sider, hvor der kan oprettes ting, hvor medarbejdere indgår i fx projekter, opgaver m.m., kan Anton se/vælge medarbejdere fra hans egen afdeling.
Hvis Anton vil oprette nye projekter, vil han kunne vælge medarbejdere fra afdeling 3310, dvs. Anton selv og Gerda. Havde der været underliggende afdelinger til afdeling 3310, ville Anton ikke kunne se/vælge medarbejdere i denne afdeling.
