I denne manual gennemgås step og funktioner relateret til ferie- og fraværsopsætningen.
For at gøre det muligt, at medarbejderne kan oprette og afholde planlagt fravær, skal du udføre følgende flow:
- Opret et fraværs-projekt og tilhørende fraværs-opgaver
- Opret fraværstyper
- Tildel fraværstyper til medarbejderne
Følgende flow uddybes i nedenstående og hvis du har yderligere spørgsmål, kan du altid kontakte vores support.
OBS! Vi har opdateret opsætningen af fraværstyper, til at kunne håndtere den nye ferielov 2020, dette kan du læse om her!
Følgende punkter gennemgås i det efterfølgende:
Med fravær og ferie henvises der til ALT planlagt fravær, heraf ferie, feriefridage, barsel, seniordage, ect. – Sygdom er som udgangspunkt ikke planlagt fravær.
1. Opret projekt og opgaver
Alle registreringer i EazyProject skal bindes op til et projekt og en opgave.
Før dine medarbejdere kan anmode, afholde og registrere fravær, skal der oprettes et ferie/fraværs projekt, med opgaver, svarende til typerne af fravær.
Du skal derfor, før du opretter fraværstyper, oprette én opgave pr ønskede fraværstype.
Du opretter projekter og tilhørende opgaver via:
Brugermenu > Projekter > Opret projekt
OBS! Når du har oprettet opgaverne, er det vigtigt at du under fanen projektteam og bemanding, vælger hvilke medarbejdere, der skal have adgang til hvilke fraværsopgaver.
Sygdom
Sygdom oprettes typisk, som en opgave med titlen sygdom og modsat det planlagte fravær, er det ikke nødvendigt at oprette en fraværstype for sygdom.
2. Opret fraværstyper
Når du har oprettet dine fraværs-opgaver, er næste skridt at oprette de enkelte fraværstyper.
Du opretter fraværstyper, via:
Administration > Diverse > Fraværsopsætning
Her kan du ved at trykke på, Opret ny ferie eller arbejdstype til ferieoversigt, oprette de forskellige fraværstyper.
1. Opret eller rediger værdi
Her tildeler du fraværstypen et navn, ud for ferie eller arbejdstype navn, du kan ligeledes tildele fraværet en farve, hvilket vil fremgå i medarbejdernes fraværsoversigt.
Hvis der skal kunne tidsregistreres på fraværet, skal du afkrydse tidregistrering.
Herefter skal du knytte fraværstypen til dit fraværs-projekt og en fraværs-opgave svarende til fraværstypen.
Hvis medarbejderne skal forespørge fraværet, skal du afkrydse forespørgsel, du kan ligeledes vælge om fraværet skal kunne afholde i timer eller halve dage.
Hvis der er tale om en helligdag, kan du afkrydse helligdag, herved kan medarbejderen ikke anmode om at afholde fraværet, men det vil fremgå i den enkeltes ugeseddel.
2. Vælg optjeningstype
Her kan du definere optjeningen af din fraværstype, heraf om der skal foretages optjening pr uge, kvartal, dag, måned eller år.
Når du har valgt optjening pr, kan du vælge optjening af, heraf om optjening skal være i dage eller timer – herefter skal du indtaste antal timer eller dage der skal optjenes.
Hvis der ikke skal være optjening, skal du afkrydse manuel korrektion.
Tryk på Gem
3. Opret periode
Efter du har indtastet optjeningen og trykket gem, får du mulighed for at oprette optjenings- og afholdelsperioden.
OBS! Med henblik på opsætning relateret til ferieloven 2020, henviser vi til følgende manual.
3. Tildel fraværstyper
Når du har oprettet en fraværstype, skal du tildele denne til de relevante medarbejdere, dette gøres ved at trykke på medarbejderikonet.
Når du trykker på medarbejder ikonet, ud for den gældende fraværstype, kommer der en pop-op.
Her kan du tildelte de pågældende medarbejdere fraværstypen.
Du kan sortere ud fra medarbejder (navn), medarbejdertype, afdeling samt status.
Når du har valgt de pågældende medarbejdere, trykker du OK, herefter vil medarbejderne kunne tilgå fraværet.
Optjening af fravær
Medarbejdernes optjening af fravær, sker automatisk ud fra fraværstypernes definerede optjeningsperioder.
Heraf, hvis du har en fraværstype, fx ferie, hvor der er en optjening på 2 dage pr. måned fra 01.01.18-31.12.18, vil alle medarbejderne allokeret til fraværstypen, få denne optjening, trods deres ansættelse.
Hvis en medarbejder ansættes d. 01.05.18 og allokeres til fraværstypen ferie, vil brugeren automatisk modtage optjening fra d. 01.01.18-30.04.18, trods at medarbejderen ikke har været ansat i denne periode.
Dette kan undgås, ved at sætte en ansættelsesdato på brugeren, når denne oprettes.
Gå til:
Administration > Brugere > Vis brugere > Tryk rediger
Her kan du under fanen personlige data, angive en ansættelsesdato, herved vil optjeningen først gælde fra ansættelsesdatoen.
Fraværsoversigt
Hvis du ønsker en oversigt over medarbejdernes ferie, finder du dette via fraværsoversigten.
Du kan tilgå denne via:
Brugermenu > Timer, km & Udlæg > Fravær
Her kan du øverst til venstre, tilgå diverse filtre og herved afgrænse din visning.
Øverst til højre, kan du navigere frem og tilbage i kalenderen og komme retur til d.d., ved at trykke på huset.
Hvis du trykker på de tre sorte streger øverst til højre, kan du få en listevisning over fraværet i stedet for en kalendervisning.
Hvis du trykker på de tre røde streger, kan du godkende og afvise fraværs-anmodninger.
Anmod om fravær (Medarbejder)
Når medarbejderne skal oprette fravær, gøres dette via:
Timer, km & udlæg > Fravær
Her trykke medarbejderen + Opret fravær, herefter åbnes en pop-op.
Øverst i pop-op’en kan medarbejderen se saldi for de tildelte fraværstyper.
I pop-op’en kan medarbejderen vælge årsag til fravær, hvilken periode det skal afholdes, samt start- og slutdato for fraværet.
Hvis fraværet kan afholdes i timer eller halvedage, vil det være muligt at indtaste start tid og antal timer, samt afkrydse halv dag.
Når den ønskede ferie er valgt, trykkes der OK, herefter vil ferien fremgå i medarbejderens ugeseddel samt i fraværsoversigten.
Fraværsoversigten er den side der fremkommer, efter medarbejderen har trykket OK, men den kan også findes via:
Timer, km & udlæg > Fravær
I fraværsoversigten, kan medarbejderen, via filtrene definere, hvilken visning der ønskes synlig.
Opret fravær for brugere (Administrator)
Som administrator, kan du oprette fravær for brugerne, dette gøres via:
Brugermenu > Rapporter & udlæg > Administrative > Ferieoversigt admin
Her trykker du + Opret fravær, hvorefter der kommer en pop-op.
I pop-op’en kan du vælge, hvem registreringen skal gælde for, heraf om det er for alle brugere, bestemte afdelinger, bestemte medarbejdere eller for bestemte medarbejdertyper.
Herefter vælger du årsagen til fraværet, afholdelses-perioden samt start og slutdato.
Tryk OK
Oprettelse af helligdage
Helligdage skal oprettes én efter én og tildeles brugerne, som beskrevet i ovenstående.
Følgende flow anbefales:
- Ud for gælder for, vælger du alle brugere.
- Ud for årsag til fravær, vælger du helligdag.
- Indtast dato’en for helligdagen – der kan kun oprettes én af gangen.
- Tryk OK.
Tildeling af helligdage til ny medarbejder
Når du får en ny medarbejder, behøves du ikke oprette hellidage én efter én for denne medarbejder.
Her kan du i stedet kopiere en eksisterende medarbejderes helligdage over til den nye medarbejder.
Dette gøres via:
Administrator > Brugere > Opret bruger/Brugere
Her kan du under den enkelte bruger i stamdata fanen, kopiere helligdage fra en eksisterende bruger.
Gå til overskriften projektmedlemskab og allokering her kan du vælge en eksisterende medarbejder og kopiere denne helligdage.
Ret fravær
Hvis der er oprettet forkert fravær, eller medarbejderen ønsker det ændret, gøres dette via:
Brugermenu > Timer, km & udlæg > Fravær
Her kan du ved at trykke på fraværet ud for den pågældende medarbejder, redigere eller slette fraværet.
Godkendelse af anmodninger
Hvis fraværet skal godkendes af nærmeste leder, gøres dette via:
Brugermenu > Timer, km & udlæg > Fravær
Her skal du trykke på de tre røde streger øverst til højre
Herved kommer du til en oversigt over, hvad der ligger af anmodninger.
Her kan du enten trykke godkend eller afvis.
Hvis du har spørgsmål til den nye ferieopsætning, kan du altid kontakte vores support.
