I denne manual gennemgås opsætning og funktioner relateret til ferie- og fraværsopsætningen.
For at gøre det muligt, at medarbejderne kan oprette og afholde planlagt fravær, skal du udføre følgende flow:
- Opret et fraværsprojekt og tilhørende fraværsopgaver
- Opret fraværstyper
- Tildel fraværstyper til medarbejderne
Følgende punkter gennemgås::
Med fravær og ferie henvises der til ALT planlagt fravær, heraf ferie, feriefridage, barsel, seniordage, etc. – Sygdom og Barnets 1. sygedag er som udgangspunkt ikke planlagt fravær.
1. Opret projekt og opgaver
Alle registreringer i EazyProject skal kobles op til et projekt og en opgave.
Før dine medarbejdere kan anmode om, afholde og registrere planlagt fravær, skal der oprettes et ferie/fraværsprojekt med opgaver svarende til typerne af fravær.
Du skal derfor, før du opretter fraværstyper, oprette én opgave pr. ønsket fraværstype.
Du opretter projekter og tilhørende opgaver via:
Brugermenu > Projekter > Opret projekt
OBS! Ved ikke-planlagt fravær er det vigtigt, at du under fanen projektteam og bemanding vælger hvilke medarbejdere, der skal have adgang til fraværsopgaverne.
Sygdom
Sygdom oprettes typisk som en opgave med titlen sygdom. Modsat det planlagte fravær er det ikke nødvendigt at oprette en fraværstype for sygdom, da tid blot registreres manuelt på opgaven i ugesedlen.
2. Opret fraværstyper
Når du har oprettet dine fraværsopgaver, er næste skridt at oprette de enkelte fraværstyper.
Du opretter fraværstyper, via
Administration > Diverse > Fraværsopsætning
Her kan du ved at klikke på Opret ny ferie eller arbejdstype til ferieoversigt oprette de forskellige fraværstyper.
1. Opret eller rediger værdi
Her tildeler du fraværstypen et navn ud for ferie eller arbejdstype navn. Du kan ligeledes tildele fraværet en farve, hvilket vil fremgå i medarbejdernes fraværsoversigt (Timer, KM & Udlæg >> Ferie & fravær).
Hvis der skal kunne tidsregistreres på fraværet, skal du afkrydse tidregistrering.
Herefter skal du knytte fraværstypen til dit fraværsprojekt og en fraværsopgave svarende til fraværstypen.
Hvis nærmeste leder skal godkende fraværet, skal du afkrydse forespørgsel. Du kan ligeledes vælge, om fraværet skal kunne afholdes i timer eller halve dage.
Hvis der er tale om en helligdag, kan du afkrydse helligdag. Herved kan medarbejderen ikke anmode om at afholde fraværet, men det vil fremgå i den enkeltes ugeseddel.
2. Vælg optjeningstype
Her kan du definere optjeningen af din fraværstype, dvs. der skal foretages optjening pr uge, kvartal, dag, måned eller år.
Når du har valgt optjening pr, kan du vælge optjening af, dvs. om optjening skal være i dage eller timer. Herefter skal du indtaste antal timer eller dage, der skal optjenes i perioden.
Hvis der ikke skal være optjening, skal du afkrydse manuel korrektion. Det er bl.a. typisk gældende for fraværstyper såsom ferie uden løn, barsel og orlov.
Klik på Gem
3. Opret periode
Efter du har indtastet optjeningen og gemt, får du mulighed for at oprette optjenings- og afholdelsesperioden.
OBS! Med henblik på opsætning relateret til nyeste ferielov, henviser vi til følgende manual.
3. Tildel fraværstyper
Når du har oprettet en fraværstype, skal du tildele denne til de relevante medarbejdere. Det gør du ved at klikke på medarbejderikonet.
Når du klikker på medarbejderikonet ud for en fraværstype, kommer der en pop-op.
Her kan du tildele fraværstypen til de relevante medarbejdere.
Du kan sortere ud fra medarbejder (navn), medarbejdertype, afdeling samt status.
Når du har valgt de relevante medarbejdere, klikker du på OK. Herefter vil medarbejderne kunne planlægge fravær på fraværstypen.
Optjening af fravær
Medarbejdernes optjening af fravær sker automatisk ud fra fraværstypernes definerede optjeningsperioder.
Ved fx ferie, hvor der er en optjening på 2,0833 dage pr. måned fra 01.09.25-31.08.26, vil alle medarbejderne allokeret til fraværstypen få denne optjening, uagtet deres ansættelsesdato.
Hvis en medarbejder ansættes d. 01.05.26 og allokeres til fraværstypen ferie, vil brugeren automatisk modtage optjening fra d. 01.09.25-31.08.26, selvom medarbejderen ikke har været ansat i hele denne periode.
Dette kan undgås ved at sætte en ansættelsesdato på brugeren, når denne oprettes.
Gå til:
Administration > Brugere > Brugere > Tryk rediger
Her kan du under fanen personlige data angive en ansættelsesdato. Herved vil optjeningen først gælde fra ansættelsesdatoen.
Fraværsoversigt
Du kan finde en oversigt over medarbejdernes ferie via fraværsoversigten.
Du kan tilgå denne via:
Brugermenu > Timer, KM & Udlæg > Ferie & fravær
Her kan du øverst til venstre tilgå diverse filtre og herved afgrænse din visning.
Øverst til højre kan du navigere frem og tilbage i kalenderen og komme retur til dags dato ved at klikke på huset.
Hvis du klikker på de tre sorte streger øverst til højre, får du en listevisning over fraværet i stedet for en kalendervisning.
Hvis I har valgt, at planlagt fravær skal godkendes af nærmeste leder, kan denne klikke på de tre røde streger for at godkende og afvise fraværsanmodninger.
Anmod om fravær (Medarbejder)
Når medarbejderne skal oprette fravær, gøres dette via:
Timer, km & udlæg > Ferie & fravær
Her kan medarbejderen enten markere den ønskede fraværsperiode i kalenderen vha. drag & drop eller klikke på + Opret fravær. Herefter åbner en pop-op, hvor medarbejderen øverst kan se saldi for de tildelte fraværstyper.
I pop-op vinduet kan medarbejderen vælge årsag til fravær, afholdelsesperiode, samt start- og slutdato for fraværet. Hvis medarbejderen har markeret den ønskede fraværsperiode i kalenderen, vil start- og slutdato være udfyldt i overensstemmelse hermed.
Hvis fraværet kan afholdes i timer eller halve dage, vil det være muligt at indtaste start tid og antal timer, samt afkrydse halv dag.
Når den ønskede ferie er valgt, trykkes der OK, herefter vil ferien fremgå i medarbejderens ugeseddel samt i fraværsoversigten (under Timer, KM & Udlæg >> Ferie & fravær).
Opret fravær for brugere (Administrator)
Som administrator kan du oprette fravær for brugerne via:
Brugermenu > Ferie & fravær (> Admin-knappen i øverste højre hjørne)
Her trykker du + Opret fravær, hvorefter der kommer en pop-op.
I pop-op’en kan du vælge, hvem registreringen skal gælde for, heraf om det er for alle brugere, bestemte afdelinger, bestemte medarbejdere eller for bestemte medarbejdertyper.
Herefter vælger du årsagen til fraværet, afholdelsesperioden samt start og slutdato.
Klik på OK
Oprettelse af helligdage
Helligdage skal oprettes én ad gangen og tildeles brugerne som beskrevet i ovenstående.
Følgende fremgangsmåde anbefales:
- Ud for gælder for vælger du alle brugere.
- Ud for årsag til fravær vælger du helligdag.
- Indtast datoen for helligdagen – der kan kun oprettes én af gangen.
- Klik på OK.
Tildeling af helligdage til ny medarbejder
Når du får en ny medarbejder, behøver du ikke oprette helligdage én efter én for denne medarbejder.
Her kan du i stedet kopiere en eksisterende medarbejderes helligdage over til den nye medarbejder.
Dette gøres via:
Administrator > Brugere > Opret bruger/Brugere
Her kan du under den enkelte bruger i stamdata fanen kopiere helligdage fra en eksisterende bruger. Vær opmærksom på, at den nye medarbejder først skal tildeles helligdage som fraværstype under Personlige data-fanen, før helligdagene kan kopieres over.
Gå til overskriften projektmedlemsskab og allokering. Her kan du vælge en eksisterende medarbejder og kopiere dennes helligdage.
Ret fravær
Hvis der er oprettet forkert fravær, eller medarbejderen ønsker det ændret, kan dette gøres via:
Brugermenu > Timer, KM & udlæg > Ferie & fravær
Her kan du – ved at klikke på fraværet ud for den pågældende medarbejder – redigere eller slette fraværet.
Godkendelse af anmodninger
Hvis fraværet skal godkendes af nærmeste leder, gøres dette via:
Brugermenu > Timer, km & udlæg > Ferie & fravær
Her skal du klikke på de tre røde streger øverst til højre
Herved kommer du til en oversigt over, hvad der ligger af anmodninger.
Her kan du enten godkende eller afvise de enkelte anmodninger.