Ny EU-lov om elektronisk tidsregistrering

Fra den 1. juli 2024 bliver det obligatorisk for danske arbejdspladser at implementere elektronisk tidsregistrering. Dette krav stammer fra et lovforslag, som blev fremsat den 8. november 2023, og det er et resultat af en EU-domstolsafgørelse i Deutsche Bank-sagen fra 2019.

Formålet med lovforslaget er at sikre overholdelse af gældende hviletidsregler, samt den maksimale ugentlige arbejdstid ved at kræve, at alle arbejdsgivere registrerer og dokumenterer deres medarbejderes daglige arbejdstid.

Hos EazyProject forstår vi betydningen af denne nye lovgivning, hvorfor vi i siden her fortæller dig alt du skal vide og forholde dig til.

logoer-tidsregistrering
logoer-tidsregistrering

Prøv EazyProject Gratis i 14 Dage

Med EazyProject har vi fået et smidigt sagsstyringssystem med et godt overblik i én samlet løsning lige fra timeregistrering til faktureringsdelen.
loop company logo
Louise Mosegaard,
Økonomichef & HR // LOOP architects

Lovforslaget er et skridt mod bedre arbejdstidsbeskyttelse

Den 8. november 2023 markerede en historisk dag i dansk arbejdslovgivning, da et nyt lovforslag blev fremsat. Dette lovforslag var ikke blot en spontan beslutning fra lovgivernes side, men snarere et direkte resultat af en dom afsagt af EU-Domstolen i den banebrydende Deutsche Bank-sag tilbage i 2019. Denne sag satte fokus på en essentiel, men ofte overset del af arbejdslivet: medarbejdernes rettigheder i forhold til arbejdstid og hviletid.

Formålet er at sikre og beskytte medarbejdernes rettigheder til hviletid, samt overholdelsen af den maksimale ugentlige arbejdstid. Dette krav omfatter dokumentation af den daglige arbejdstid, hvilket repræsenterer en signifikant ændring i håndteringen af tidsregistrering på de danske arbejdspladser.

Dette skift i lovgivningen bunder i en erkendelse af, at medarbejdernes velfærd og arbejdsmiljø er afgørende faktorer, ikke blot for den enkelte medarbejders sundhed og trivsel, men også for virksomhedernes produktivitet og samfundets velbefindende som helhed. Ved at kræve dokumentation for arbejdstiden tager lovgiverne et afgørende skridt i retning af at sikre, at arbejdstidsreglerne ikke bare er retningslinjer på papiret, men at de efterleves i praksis.

Omfattende krav til nye tidsregistreringssystemer

Arbejdsgiverne står over for en betydelig administrativ byrde, da de skal udarbejde en detaljeret politik om tidsregistrering. Det centrale element i denne forandring er udviklingen og implementeringen af en detaljeret politik om tidsregistrering. Denne politik skal ikke alene definere, hvad der præcist betragtes som arbejdstid i forskellige sammenhænge, men den skal også indeholde klare retningslinjer for, hvordan tidsregistreringen skal foregå, herunder overvågning og kontrol af data.

GDPR-overvejelser er også væsentlige, da arbejdsgiverne skal sikre, at de nye regler er kompatible med eksisterende databeskyttelsesprocesser. Dette indebærer informering af medarbejdere, opdatering af privatlivsmeddelelser og databehandleraftaler samt implementering af dataprivacy by design-principper.

For at leve op til lovens krav, skal arbejdsgiverne indføre et tidsregistreringssystem, der er både objektivt og pålideligt, samt let tilgængeligt for alle medarbejdere. Dette system skal give medarbejderne mulighed for at få adgang til og gennemgå deres egne arbejdstidsdata, hvilket understøtter en åben og transparent arbejdsproces. En sådan tilgang sikrer, at medarbejderne føler sig retfærdigt behandlet og at de har kontrol over deres egne data.

Desuden skal arbejdsgiverne opbevare de registrerede data i mindst fem år. Dette langvarige opbevaringskrav er afgørende for at kunne dokumentere overholdelse af arbejdstidsreglerne over tid og sikrer, at dataene kan bruges til eventuelle revisioner, inspektioner fra arbejdstilsynet eller andre officielle formål.

Fra den 1. juli 2024 bliver det obligatorisk for danske arbejdspladser at implementere elektronisk tidsregistrering. Med brugervenlig timeregistrering i EazyProject er I sikret, at I lever op til alle lovkrav.

Sanktioner ved manglende overholdelse

Manglende overholdelse af disse nye regler kan resultere i sanktioner, herunder godtgørelse, bøder og påbud. Overtrædelse af GDPR-reglerne kan medføre betydelige bøder på op til 4 % af virksomhedens globale årlige omsætning.

I lyset af disse omfattende ændringer er det essentielt, at arbejdsgivere allerede nu begynder at forberede sig på implementeringen af disse nye krav for at sikre en smidig overgang. Hos EazyProject kan du få hjælp til at sikre, at tidsregistreringssystemer lever op til de nye lovkrav, herunder teknisk implementering og juridisk udarbejdelse af nødvendige politikker og dokumenter.

Interessante undtagelser og ansættelsesbeviser

En af de mest interessante undtagelser gælder for en særlig kategori af medarbejdere, kendt som “selvtilrettelæggere”. Dette begreb refererer til medarbejdere, der har en høj grad af fleksibilitet og selvbestemmelse i planlægningen af deres arbejdstid. Selvtilrettelæggere er typisk medarbejdere, der ikke er bundet af en traditionel 9-til-5 arbejdsdag og ofte har mulighed for at tilrettelægge deres arbejde på en måde, der passer bedst til deres individuelle behov og arbejdsstil. Dette kan omfatte medarbejdere i ledende stillinger, freelancere, konsulenter m.m.

De kan fritages for kravet om registrering af den daglige arbejdstid og behøver ikke overholde de fastsatte regler for maksimal ugentlig arbejdstid på 48 timer, pauseregler samt natarbejdsregler. Denne fleksibilitet er designet til at anerkende og respektere den unikke natur af deres arbejde.

For at denne undtagelse skal være gyldig, kræves det, at medarbejderens status som selvtilrettelægger fremgår tydeligt af deres ansættelsesbevis. Dette betyder, at virksomhederne skal foretage nødvendige ændringer i ansættelsesbeviserne for at sikre, at disse medarbejderes særlige status er korrekt og tydeligt dokumenteret.

For alle andre medarbejdere, der ikke falder ind under kategorien selvtilrettelæggere, gælder de almindelige regler for tidsregistrering.

Få hjælp af EazyProject

Danske virksomheder står overfor en betydelig omvæltning med de nye krav til elektronisk tidsregistrering. Har I behov for delvis eller total støtte, står vi klar til at guide og støtte din virksomhed gennem denne overgang og sikre, at du ikke alene overholder de nye regler, men også udnytter de muligheder, moderne tidsregistrering tilbyder.

  1. Effektivitet og overskuelighed

Med EazyProject får du adgang til en løsning, der er skræddersyet til de nye tidsregistreringskrav. Vores system er designet til at være intuitivt og brugervenligt, hvilket sikrer en nem og effektiv adgang til arbejdstidsdata. Vi forstår, at hver virksomhed er unik, og derfor tilbyder vi en fleksibel platform, der kan tilpasses de individuelle behov, uanset virksomhedens størrelse og branche.

  1. Nem og fleksibel Implementering

Vi forstår, at tid er en kritisk faktor, især når det kommer til implementering af nye systemer. EazyProject sikrer en hurtig og problemfri implementering af vores tidsregistreringssystem. Vores dedikerede team af eksperter står til rådighed med support og vejledning gennem hele processen, fra de første skridt til den fulde implementering og videre.

  1. En transparent prisstruktur

Vores prisstruktur er klar og forståelig, hvilket gør vores løsning tilgængelig for virksomheder af alle størrelser. Ingen skjulte omkostninger, ingen overraskelser – kun en enkel og retfærdig prisplan, der passer til dine specifikke behov.

  1. Overholdelse af GDPR: Datasikkerhed i højsædet

Vores systemer er lavet til at sikre, at alle personoplysninger håndteres forsvarligt, med klare processer for samtykke, adgang, rettelse og sletning af data. Vi garanterer, at dataindsamling og -behandling sker på en gennemsigtig og lovmæssigt korrekt måde, hvilket giver både virksomheder og medarbejdere ro i sindet. Denne tilgang sikrer, at alle aspekter af tidsregistreringen er i fuld overensstemmelse med GDPR’s strenge krav.

Med EazyProject har vi fået et brugervenligt system, samt velfungerende integrationer til vores lønsystem og E-conomic.
damgaard company logo
Dorte Ølting,
Regnskabsansvarlig // Damgaard

Prøv EazyProject Gratis i 14 Dage

Kontakt os for en uforpligtende snak

Hvis din virksomhed ønsker at være på forkant med disse ændringer, er det nu, du skal handle. Tag fat i os i dag og få en uforpligtende snak om dine muligheder.

Ved at vælge EazyProject som din partner i elektronisk tidsregistrering, sikrer du ikke kun, at du overholder de nye lovkrav, men også at du udnytter de mange fordele ved moderne tidsregistrering.