Når du skal oprette en faktura, går du via Brugermenu > Finans > Opret faktura. Hvis du står på fakturaoversigten (Brugermenu > Finans > Fakturaer), kan du klikke på ”Opret faktura”. Herved åbner du din fakturakladde.
Vælg først det projekt, du skal fakturere, under Projekter. Når du vælger et projekt, bliver kundens navn og adresse automatisk udfyldt, og projektets navn bliver tilføjet i infoboksen.
Når du har valgt det projekt, du vil fakturere helt eller delvist, klikker du på Åben faktureringsgrundlag.
Derved får du et overblik over alle de fakturerbare registreringer på projektet, dvs. de timer, kørsel, udlæg og eksterne omkostninger, som medarbejderne har registreret på projektet og godkendt. Du kan også se, hvis der ligger registreringer, som endnu ikke er godkendt.
Hvis det er et fastpris-projekt, vil du kunne se raterne øverst, og du vil så naturligvis ikke kunne fakturere de registrerede timer, men derimod koble dem til raten.
Du har mulighed for at søge på bestemte opgaver eller medarbejdere, eller søge efter registreringer inden for en given periode – hvis du gerne vil afgrænse det viste faktureringsgrundlag.
Hvis du vil ændre opsætningen af de enkelte varelinjer, kan du klikke på Tilpas varelinjer og tilpasse opsætningen, som du ønsker.
Når du har valgt de poster, der skal faktureres, klikker du på Indsæt, og så bliver de overført til din fakturakladde.
Du kan tilføje ekstra poster ved at klikke på Tilføj varelinje og udfylde felterne i forhold til den ydelse, du ønsker at fakturere. Derefter tilføjes varelinjen til din fakturakladde.
Du kan rykke rundt på en varelinje ved at tage fat i de seks prikker yderst til venstre og trække den til den ønskede placering. Du kan også redigere en varelinje ved at klikke på den og vælge Rediger linje.
Hvis du vil tilrette informationerne under Debitor, Kreditor, infoboksen eller stamoplysninger, klikker du på et af felterne. Så får du adgang til de fire faner.
NB! Vær opmærksom på, at I debitor- og kreditor-felterne er det de fire første linjer i fanen, der bliver vist i skærmbilledet. De resterende felter bliver naturligvis vist i selve fakturaen, afhængigt af jeres opsætning af fakturaskabelonen.
Når din fakturakladde er klar, kan du enten gemme den – eller du kan godkende og låse den, hvis du har rettigheden til det. Hvis du godkender og låser, vil du ikke længere kunne rette i den. Hvis det er en anden end dig, der skal godkende fakturakladden, kan du lægge den klar til godkendelse istedet.
Når fakturakladden er godkendt, ændrer den status fra kladde til faktura, hvilket du ville kunne se i øverste venstre hjørne. Den vil også ændre nummer, da kladder og fakturaer følger hvert sit nummersystem. Hvis du vil se begge numre i din fakturaoversigt, kan du tilvælge dette under Kolonner.
Du kan nu sende den til modtageren via e-mail eller via EAN faktura, hvis kunden er sat op til det. Det kan du enten gøre, når du står på fakturaen (øverst til højre) eller ude fra faktureringsoversigten (via handlemulighederne yderst til højre på den enkelte fakturalinje).
Hvis I sender jeres fakturaer fra et økonomisystem, og har I integration til det i EazyProject, så går du i stedet via Integration > Eksporter godkendte fakturaer. Så bliver alle godkendte fakturaer overført til jeres økonomisystem som bogføringskladder.
Læs også:
Den nye lov om tidsregistrering
Ingen tidsregistrering? Her er konsekvenserne
Hvad er 11 timers reglen?
