Her beskrives 6 steps til den fremgangsmåde, som de fleste arkitekter, Ingeniører og konsulenter benytter. Denne fremgangsmåde giver dig som projektleder et enkelt værktøj at arbejde i, hvor du let og hurtigt kan se konsekvensen af din planlægning i kr. og øre og på belastningen af medarbejderne.
Step 1 – opret projekt
Brugermenu > Projektliste > Opret projekt
Her opretter du projektet med de nødvendige stamdata, budgetter, opgaver, bemanding af medarbejdere, etc. Bemandingen kan også ske ifm. planlægningen i Planlægning.
For en uddybende gennemgang af projektoprettelse henvises der til denne manual.
Step 2 – Planlæg tid og ressourcer
Du kan planlægge tid og ressourcer via. projektformularen, samt oprette projekter og opgaver.
Dette kan du også gøre nemt og overskueligt via Planlægning.
Brugermenu > Planlægning
Med Planlægning kan du ligeledes oprette projekter og opgaver, hvilket er beskrevet her.
I Planlægning kan du planlægge antal timer på de forskellige medarbejdere fordelt ud på opgaveniveau. Det er muligt at planlægge medarbejderne på fire forskellige planlægningstyper:
- Budget i alt fordelt pr. dag
- Budgetperiode
- Timer pr. dag
- % af normtid pr. dag
Hvis I har slået automatisk udveksling af data mellem Planlægning og bemandingsfanen til, vil tids- og ressourceestimatet fra Planlægning automatisk blive synkroniseret tilbage til bemandingsfanen (bl.a. til beregning af DB-faktor).
Denne automatik slås til under Administration >> Diverse >> Systemopsætning (nederst).
Hvis I ikke ønsker den automatiske udveksling af data og istedet ønsker at overføre tids- og ressourceestimatet fra Planlægning til projektformularen manuelt, klikker du på den røde cirkel ved siden af projektnavnet. Herefter opdateres alle medarbejdernes estimater fra Planlægning til opgave-allokeringer for projektet.
Førend du kan overføre estimaterne, skal du:
Klik på tandhjul, øverst til højre i Planlægning > afkryds: vis advarsel, hvis ændring i planlægning
OBS! Når du overfører medarbejderestimaterne fra Planlægning til projektformularen, vil alle medarbejdernes opgave-allokeringer blive overskrevet af estimaterne fra Planlægning
Step 3 – Tilpas budget
Når du har planlagt i Planlægning, kommer du retur til projektformularen via værktøjslinjen nederst.
På projektformularen kan du under fanebladet budget se resultatet af ændringerne i estimatet.
Du kommer tilbage til Planlægning via værktøjslinjen.
Step 4 – Opfølgning
Efterhånden som projektet skrider frem, og timer/omkostninger registreres, skal der løbende følges op på projektet. Hvordan, der følges op, kan være forskellig fra virksomhed til virksomhed.
Nogle af de ting, der skal følges op, fremgår her:
Tid og omkostningsregistrering
Her er det vigtigt, at der følges op på, at registreringerne er korrekte, og at ugesedlerne afleveres til tiden (administrativ opgave). Som projektleder kan du trække en projektrapport f.eks. Stor timerapport eller Rapport 55 for at sikre, at alle projektdeltagerne har registreret deres timer korrekt.
Du finder rapporterne via:
Brugermenu > Rapporter & Værktøjer > Projektleder
Når en opgave er færdig, og der ikke skal kunne registreres tid længere, kan du via projektformularen ændre status til Afsluttet. Herved forsvinder opgaven ud af medarbejdernes ugeseddel.
Bemanding af projekter
Hvad skal der bruges af ressourcer henover den næste periode for at komme i mål med projektet?
Brugermenu > Rapporter & værktøjer > Ledelse > Bemandingsrapport
Bemandingsrapporten giver et hurtigt overblik over det forventede ressourceforbrug fordelt over uger eller måneder – et lignende overblik kan også opnås i Planlægning.
Fremdrift på projekt – Stadeværdi
Hvor langt er projektet?
I stamdata-fanebladet er der to støtteværdier til at hjælpe dig med stadeværdien.
Stade faktureret giver dig forholdet mellem, hvad der er faktureret og den forventede totale fakturering i procent.
Stade forbrugt giver dig forholdet mellem timer forbrugt og timer allokeret i procent.
Du kan tilgå stamdata-fanebladet for et eksisterende projekt via:
Brugermenu > Projektliste > Tryk på blyanten ud for det ønskede projekt
Økonomiske konsekvenser på projektet
Informationer kan trækkes i mange forskellige rapporter, men Igangværende Arbejde rapporten giver et hurtigt overblik over sagen. Her kan alle de økonomiske nøgletal aflæses og give projektlederen mulighed for at agere på forkant med udviklingen.
Rapporten lokaliseres på følgende måde:
Brugermenu > Rapporter & Værktøjer > Økonomi > Igangværende Arbejde
Step 5 – Fakturering
Der er forskellige måder at oprette en faktura, da hver virksomhed har deres egne procedurer.
I sidste faneblad i projektformularen er det muligt at oprette en forventet faktureringsplan, både i medgået tid og i faste rater. Faktureres der i dette billede, markeres alle registreringer i den valgte periode som værende faktureret.
Det er også muligt at oprette en faktura manuelt og indlæse timer, km, udlæg og evt. udelade enkelte registreringer. Uanset hvordan fakturaen er oprettet, kan du se alle fakturaer for det enkelte projekt i fakturaoversigten.
Du finder fakturaoversigten her:
Brugermenu > Finans > Fakturaer
Step 6 – Afslut projektet
Når projektet er kørt til vejs ende, alle timer registreret, og den sidste faktura er sendt, kan du via projektformularen ændre status på projektet til Afsluttet.
Herved forsvinder det ud af mange oversigter (kan genfindes ved at benytte statusfilter), og ikke mindst forsvinder projektet og opgaverne ud af medarbejdernes ugesedler.
