Step 1: Fraværsopsætning
Før en medarbejder kan registrere tid på et fravær – alt fra sygdom til ferie – skal der oprettes et fraværsprojekt med tilhørende fraværsopgaver.
Dette skyldes at alle registreringer i EazyProject, skal knyttes til et projekt og en opgave.
Din EazyProject løsning indeholder pr. default et projekt med titlen Intern/fravær, med tilhørende opgaver, relateret til forskellige typer af fravær.
Før dine medarbejdere kan se opgaver, samt registrere tid og anmode om fravær, skal de være bemandet på opgaverne.
Denne bemanding foretages i projektformularen – hvilket er beskrevet her!
Du kan ligeledes slette og tilføje fraværsopgaver i projektformularen.
Registrering af fravær
De felter der indeholder en taleboble, kan medarbejderne ikke selv registrere tid på.
De kan i stedet anmode om fravær (gennemgås i bunden af siden), hvorefter det vil fremgå, hvis de holder musen over taleboblen.
De felter uden talebobler, kan medarbejderne frit registrere tid på, dette fx ved sygdom.
Step 2: Opsætning af fraværstyper
Alt planlagt fravær i EazyProject, er bygget op om fraværstyper.
Fraværstyperne anvendes til at definere retninglinjerne for fraværet, hvorved det bliver muligt at tilpasse fraværet efter jeres specifikke behov og krav.
Du opretter fraværstyper via:
Administration > Diverse > Fraværsopsætning
Her trykker du på opret ny ferie eller arbejdstype til ferieoversigt, for at oprette en ny fraværstype.
(1) Opret eller rediger værdi
Når du opretter en fraværstype, skal du give den et navn, du kan også tildele en farve, hvilket vil fremgå i kalenderen.
Du skal ligeledes vælge, om der skal kunne tidsregistreres på fraværet – hvis dette er tilfældet, skal der vælges et projekt samt en opgave, der er knyttet til fraværstypen.
Herved kan medarbejderen se fordelingen af fraværet i ugesedlen.
OBS! Én fraværstype kan ikke tildeles til flere opgaver.
Herefter skal der vælges, om ferietypen skal være med forespørgsel. Vælges dette, skal fraværet godkendes af nærmeste leder.
Hvis fraværet skal kunne afholdes i timer eller halvedage, skal dette afkrydses her.
Hvis fraværet er en helligdag, kan det ligeledes afkrydses her – du kan læse mere om opsætning af helligdage her.
OBS! Når nærmeste leder skal godkende eller afvise forespørgsler gøres dette via: Brugermenu > Planlægning > Vis fravær
(2) Vælg optjeningstype
Herefter skal du vælge, hvordan ferietypen skal optjenes samt om optjening sker i dage eller timer.
Hvis der ikke skal være optjening, lader du blot felterne være tomme.
Tryk gem
(3) Opret periode
Når du trykker Gem, bliver det muligt at oprette en optjenings- og afholdelsesperiode for fraværet.
Er der sat en ansættelsesdato på medarbejderen, vil fraværstypen selv beregne, hvor mange timer/dage der er optjent i den angivne optjeningsperiode.
Step 3: Tildeling af fraværstyper
Når fraværstyperne er oprettet, skal de tildeles til medarbejderne.
En medarbejder kan ikke anmode om fraværet (fx ferie), før typen er blevet tildelt til medarbejderen.
Der er to måder at tildele fravær på – den første mulighed er via:
Administration > Diverse > Fraværstype tildeling (eller matrixopsætning)
Her kan du tildele fraværstyper til flere brugere samtidig.
Du kan filtrere på afdeling, medarbejder, medarbejdertype og status .
Hvis du sætter kryds ud for alle under en given fraværstype, vil alle medarbejdere listet, få adgang til denne.
Den anden mulighed er via:
Administration > Brugere > Vis brugere/Opret bruger
Her kan du – når du redigerer eller opretter en bruger – under personlige data fanen afkrydse, hvilke fraværstyper medarbejderen skal have adgang til.
Step 4: Anmod om fravær
Når medarbejderne er blevet tildelt fraværstyperne, kan de anmode om at afholde fraværet.
Dette gøres via:
Timer, km & udlæg > Opret fravær
Her vælger medarbejderen årsag til fravær (svarende til de tildelte fraværstyper), afholdelsesperiode samt start- og slutdato.
Tryk gem
