Mens minderne om sommeren langsomt fortoner sig, begynder arbejdet at tage mere og mere fart. For mange af os, er der en del projekter som måske fik lov til at vente i den bunke, som sikkert har vokset sig større i løbet af ferien.
Mens du endnu har overskuddet og før du drukner i arbejde, er det en god ide at få lavet lidt hovedrengøring. Her efter ferien har du fået tingene på afstand og måske endda glemt noget af det. Dette helikopter view skal benyttes til at få sorteret i alle opgaverne. Nogle af de opgaver der stod som vigtige, har måske ændret status over ferien eller er helt forsvundet.
Brug en opslagstavle (fysisk eller digital), et stykke papir, post-it notes eller andet til at skabe en struktur på projekter eller opgaver ift. vigtighed og prioritering og begynd så oprydningen med hård hånd.
Fra “Hasteopgaver” til “Nice to have”
Jeg benytter selv et personligt Kanban board med kolonnerne “Haster”, “Vigtigt”, “Afhjælpende”, “Nice to have”. Alle opgaver oprettes i “backlog” og når de alle er oprettet, begynder jeg at flytte dem rundt i de forskellige kolonner. Nogle opgaver kan du ikke komme uden om, men ganske hurtigt får du via det grafiske overblik et stærkt overblik over opgaverne. Alle de opgaver som har mistet relevans, prioritering eller du er i tvivl om, efterlades i “Backloggen”.
Læs også: Strømlining af projektstyring: En guide til effektivitet
Skulle behovet for dem genopstå, er det bare at trække opgaven ind igen. Hvis opgaverne efter en periode ikke er blevet relevante, sletter jeg dem igen. Herefter prioriteres opgaverne i rækkefølge og så er det bare om at komme i gang med arbejdet.
“Udover den økonomiske gevinst kan vi også bruge EazyProject som et planlægningsværktøj, og på den måde gøre alt hvad vi kan for at undgå flaskehalse og overbebyrdede medarbejdere i vores organisation.”
Rune Overlade,
Drift og Anlægscenter // Slagelse Kommune
Kolonnen “Afhjælpende” benytter jeg til alle de opgaver som på den ene eller anden måde gør mit liv lidt lettere. Det kan f.eks. være anskaffelse af et notesystem, uddelegering af opgaver, strukturændringer o.a.
Nogle af de afhjælpende opgaver kan have karakter af at være længerevarende projekter og her er det vigtigt at komme i gang hurtigt.
Læs også: Hvad er et projekt scope? Mestrer kunsten at scope et projekt
For os er det specielt den sidste del af efteråret, som viser sig som et af de travleste tidspunkter, da mange af vores kunder skal nå at have et projekt- og tidsregistreringssystem på plads inden næste ferie. Her overser mange alle de interne processer og interessenter, som kan komplicere processen og trække opgaven i langdrag.
Så mit råd er, hvis der er opgaver eller projekter, som vil kunne hjælpe dig i hverdagen, så er det en god ide at få startet dem op allerede nu.
Med venlig hilsen
Bo Bertelsen
COO hos EazyProject
Prøv En Gratis EazyProject Demo
Læs også:
Hvad er 48-timers reglen?
Mestrer kunsten at afgrænse et projekt
Hvad er 11 timers reglen?
