Tidsregistrering af medarbejdere

Hvorfor er tidsregistrering af medarbejdere vigtigt?

Tidsregistrering af medarbejdere er en afgørende faktor for enhver virksomhed, uanset størrelse eller branche. Det gør det muligt for arbejdsgivere at overvåge produktiviteten hos deres medarbejdere og sikre, at de arbejder effektivt. Tidsregistrering af medarbejdere hjælper også virksomheder med at styre deres ressourcer effektivt og sikre, at de ikke spilder tid eller penge på unødvendige opgaver.

I dagens konstant forandrende forretningsmiljø er tidsregistrering vigtigere end nogensinde før. Med stigningen af fjernarbejde og fleksible tidsplaner kan det være en udfordring at holde styr på medarbejdernes timer og sikre, at de arbejder som forventet. Software til tidsregistrering af medarbejdere kan hjælpe virksomheder med at overvinde disse udfordringer ved at levere præcis og realtidsdata om medarbejdernes produktivitet.

Introduktion af EazyProjects tidsregistreringsfunktioner

Vores software tilbyder en række funktioner for at hjælpe virksomheder med at styre deres projekter succesfuldt! Og en af dens vigtigste funktioner er tidsregistrering af medarbejdere, som tillader virksomheder at overvåge den tid, der er brugt af medarbejderne på forskellige opgaver og projekter. EazyProjects tidsregistreringsfunktioner er meget tilpasselige, hvilket giver virksomheder mulighed for at opsætte deres tidsregistreringssystem efter deres specifikke behov.

Softwaren, med dens ugentlige ark, giver virksomheder mulighed for at spore tid på forskellige niveauer, herunder projekt-, opgave- og underopgave-niveau. Dette betyder, at virksomheder kan overvåge den tid, der er brugt på hver enkelt opgave og sikre, at de ikke spilder tid. Tidsregistrering sikrer også, at arbejdsgiverne følger 48-timers reglen.

“Vores konsulenter har aldrig haft nemmere ved at registrere tid – også via deres smartphone når de er på farten.”

Stine Osted, Service Manager // TestHuset A/S

Selvom vi hos EazyProject, har en bred vifte af værktøjer til at håndtere alle de forskellige aspekter af projektstyring, lige fra planlægning til fakturering, er kernen i systemet ugesedlen. 

Ved at anvende ugesedlen, allokeres medarbejdernes timer og tilhørende udlæg og kørsel, direkte til den gældende opgave eller fase for det enkelte projekt – hvilket giver en gennemskuelig fakturering. 

Hvorfor er det vigtigt, at du registrerer dine timer?

• Dokumentation (dokumentation til kunden for udført arbejde)
  
• Opsamling til fakturering (timer der bliver samlet op med det samme, så der bliver faktureret det korrekte antal timer, en ½ time der og ½ time der bliver hurtigt til flere tusinde kroner som ikke bliver faktureret)
  
• Omkostningsfordeling (omkostninger ved tidsregistrering, kørsel, udlæg placeres på korrekte projekter) 
  
• Fremdrift på projektet (budgetteret, udført, faktureret, estimeret)
  
• Efterkalkulation (hvad kom projektet til at koste, hvor lang tid tog det, og hvor mange timer blev brugt, hvad var udfordringerne – holdt op imod et budget)
  
• Mindre administration (integration til løn (ferie, fravær, udlæg og kørsel), bogholder som ikke skal tyde håndskrevne sedler afleveret for sent)
  
• Bedre strukturering af arbejde (medarbejder kan se hvilke opgaver de skal arbejde på i en uge, og hvor mange timer der er planlagt)
  
• Flexoversigt (hurtigt og nemt flexregnskab for den enkelte medarbejder)
• Prøv En Gratis EazyProject Demo

Dokumentation

Hvordan vil du ellers dokumentere, hvad du har brugt din tid på? 

Her tænker jeg særligt ift. dokumentation overfor kunden – det er nemlig sådan, at vi tilbyder en lang række rapporter, hvor du kan få et komplet overblik over din tid, hvorved fremgangen kan følges og dokumenteres, samt at I kan få en indikation om, I har tilstrækkelige ressourcer til at fuldføre opgaven, dette er gennem hele projektporteføljen.

Ved at opretholde en konsekvent tidsregistrering af medarbejdere kan virksomheder give deres kunder adgang til detaljerede oplysninger om det udførte arbejde, herunder tidsplaner, udførte opgaver og ressourcer, der blev brugt.

Denne grad af gennemsigtighed kan hjælpe med at opbygge tillid og styrke forholdet til kunderne, hvilket kan føre til gentagne forretninger og henvisninger. Derudover kan dokumentation også give virksomheder en historisk optegnelse over deres operationer, som kan bruges til at analysere tidligere præstationer og identificere områder til forbedring.

Opsamling til fakturering 

Som projektleder, kan du bl.a. hurtigt få afklaret, om en medarbejder har brugt alt deres planlagte tid på projektet, og om det stemmer overens med forventningerne fra kunden.

Tidsregistrering af medarbejdere kan også sikre korrekt fakturering af de fakturerbare timer og sikre, at indtægter ikke går tabt. Nøjagtig registrering af fakturerbare timer er afgørende for at sikre, at virksomheder fakturerer deres kunder korrekt og ikke mister indtægter på grund af unøjagtig fakturering. 

Når projektet skal evalueres, med henblik på fakturering og planlægning af lignende projekter, kan EazyProjects tidsregistrering og rapporter tilføre data, værdi og gennemsigtighed til denne proces. 

Omkostningsfordeling

Omkostningsfordeling er også afgørende for korrekt projektoptælling og budgettering samt effektiv udgiftshåndtering. Det henviser til processen med at tildele udgifter til de korrekte projekter. Ved at tildele udgifterne korrekt til projekterne, kan virksomheder opnå værdifulde indsigter i projektomkostninger og rentabilitet.

Disse oplysninger kan bruges til at udvikle nøjagtige projektbudgetter, identificere områder, hvor omkostningerne kan reduceres, og forbedre den samlede udgiftshåndtering. Korrekt omkostningsfordeling kan også hjælpe virksomheder med at træffe informerede beslutninger om ressourceallokering og identificere muligheder for vækst og udvidelse.

Fremdrift på projektet

Overvågning af fremskridt i et projekt er vigtigt for at identificere potentielle problemer og sikre, at projekterne går den rigtige vej og overholder tidsfrister. Dette kan hjælpe virksomheder med at træffe rettidige korrektive foranstaltninger, før problemerne bliver større, hvilket fører til en mere effektiv brug af ressourcer og bedre resultater.

Registrering af efteromkostninger, som involverer analyse af de faktiske omkostninger ved et projekt efter færdiggørelsen, kan også give værdifulde indsigter i effektiviteten af virksomhedens processer og hjælpe med at identificere områder til forbedring.

Mindre administration

Mindre administrative opgaver, såsom styring af medarbejderes tid, kan være tidskrævende. Selvom disse opgaver kan virke små, kan de være tilbøjelige til fejl, hvis de ikke administreres korrekt. Ved at administrere ferie, fravær, udgifter og rejser ugentligt, kan man reducere fejl og effektivisere processerne, hvilket fører til øget effektivitet og produktivitet. Dette kan i sidste ende have en betydelig indvirkning på virksomhedens succes.

Tidsregistrering giver dig og dine kollegaer flere muligheder. 

Vi har en hel del kunder, der anvender timeregistrering til udbetaling af løn – disse kunder har typisk en integration til deres løn- eller finanssystem. 

Tidsregistreringen sikrer at dine medarbejdere, husker at taste deres timer, kørsel og udlæg – og hvis det er problematisk for dine medarbejdere at ”huske” kan der opsættes en regel, der automatisk informere medarbejderne, hvis de har glemt at udfylde deres tidsregistrering. 

Bedre strukturering af arbejde

Personlig tilpasning af din ugeseddel 

Jo nemmere og hurtigere selve tidsregistreringen kan udføres, jo oftere og mere præcise bliver registreringerne. 

Tidsregistrering med EazyProject kan bl.a. udføres via medarbejdernes mobil, når det passer dem, de kan ligeledes tilpasse deres ugeseddel efter, hvilke projekter og opgaver de vil se, og herved få et godt overblik over, hvilken tid de forventes at afsætte på diverse projekter. 

Vi oplever mange forskellige behov, når det gælder tidsregistreringer. Nogle brugere registrerer tid til viderefakturering og stiller store krav til rapportering, dokumentation samt integrationen til selve faktureringen.

Flexoversigt

Andre anvender tidsregistrering, for at danne grundlag for flex- og fraværsstyring og anvender her det fleksible flex- og feriemodul. 

Hurtige tidsregistreringer giver præcise registreringer, og mulighed for at sende retvisende fakturaer. 

”Keep it simple”, er altid vores udgangspunkt. 

Hvordan kan medarbejdere drage fordel af tidsregistrering?

Tidsregistrering af medarbejdere er ikke kun et effektivt værktøj for arbejdsgivere. Mens der stadig er en debat blandt medarbejdere om, hvorvidt tidsregistrering er invaderende i stedet for nyttigt, er der faktisk flere fordele, som medarbejdere kan opleve som følge af brug af timeregistreringssystemer. Her vil vi udforske nogle af de måder, hvor tidsregistrering kan komme medarbejdere til gavn. Dette gælder bl.a. præstationsindsigt, arbejdsbelastningsstyring og bedre balance mellem arbejde og privatliv.

Præstationsindsigt

Registreringssystemer kan give værdifulde indsigter i medarbejderpræstationer. Det er et værdifuldt projektstyringsværktøj, og ledere kan bruge disse data til at identificere, hvilke medarbejdere der klarer sig godt, og hvem der måske har brug for yderligere træning eller støtte. Medarbejdere kan også bruge disse data til at spore deres egen præstation og identificere områder, hvor de kan forbedre sig. Dette kan hjælpe dem med at forblive motiverede og fokuserede på deres arbejde, hvilket overordnet fører til en bedre samlet præstation.

Arbejdsbelastning

Tidsregistrering af medarbejdere kan hjælpe dem med at styre deres arbejdsbelastning mere effektivt. Ved at spore tiden, der er brugt på hver enkelt opgave eller projekt, kan medarbejderne identificere, hvilke opgaver der tager mest tid, og prioritere deres arbejde i overensstemmelse hermed. Dette kan hjælpe med at forebygge udbrændthed og sikre, at medarbejderne arbejder effektivt.

Bedre balance mellem arbejde og privatliv

Tidsregistrering kan også hjælpe medarbejdere med at opnå en bedre balance mellem arbejde og privatliv. Ved at integrere tidsregistrering i arbejdsrelaterede opgaver kan de bedre styre deres tid og prioritere deres personlige liv uden for arbejdet. Dette kan føre til større tilfredshed og generelt velvære, hvilket fører til bedre jobpræstation og lavere fraværsrater.

At vælge den rigtige projektstyringssoftware til din virksomhed er en afgørende beslutning, der kan påvirke din produktivitet og succes. Vi anbefaler at evaluere dine behov og mål først og derefter overveje vores brugeranmeldelser og feedback, inden du træffer en endelig beslutning.

EazyProject er kendt for sin brugervenlige grænseflade, tilpasselige funktioner og evne til at optimere projektstyringsopgaver! Vi tilbyder funktioner såsom tidsregistrering, ressourceallokering, opgavestyring og projektsamarbejde. Alt dette kan hjælpe virksomheder med at forbedre produktiviteten og effektiviteten. Og hvis du ikke ved, hvor du skal starte, så tilbyder Eazyproject kundeservice og træning, som kan sikre at din virksomhed får mest muligt ud af sin software.

Læs også:

Hvad er 48-timers reglen?
Den nye lov om tidsregistrering
Hvad er 11 timers reglen?